Números que não fecham, informações omitidas, dificuldades para cruzar dados e tomar decisões. Quem tem o hábito de usar planilhas na empresa está acostumado a enfrentar essas situações.

Esse cenário, no entanto, prejudica o desempenho e diminui a competitividade do negócio. Neste post, você vai entender por que deve acabar de uma vez por todas com o registro de dados em planilhas na sua empresa — e descobrirá como se livrar delas. Confira!

1. Falta de confiabilidade nas informações

Com o crescimento da empresa e o aumento da complexidade do negócio, setores diferentes começam a fazer registros paralelos de processos que utilizam as mesmas informações.

A manipulação desses dados em planilhas diferentes fatalmente acabará em erro ao copiar números ou editar os documentos. O registro também pode ser feito de maneira equivocada em um dos arquivos e, posteriormente, ser transmitido ao demais, o que contamina procedimentos de outros setores.

2. Insegurança no armazenamento de dados

As planilhas de Excel até podem ser protegidas por senhas, mas mesmo assim a segurança não é máxima, uma vez que não há níveis de acesso nem a identificação de quem editou o documento.

Dessa forma, a insegurança no armazenamento de dados permite que pessoas não autorizadas tenham acesso a informações confidenciais.

Além disso, se você não salva as planilhas na nuvem, existe o risco de que o material seja deletado por falha humana ou corrompido por problemas no hardware. Nesse caso, se não houver um backup da última atualização, o prejuízo com a perda de informações será enorme.

3. Retrabalho durante o preenchimento de planilhas

Uma empresa sofre com a prática de retrabalho, por exemplo, cada vez que uma informação deve ser corrigida, que um dado precisa ser conferido ou que um setor necessita de uma nova versão de uma planilha para atualizá-la.

Esse processo é extremamente prejudicial para o negócio, pois diminui a produtividade da equipe e aumenta despesas, isso sem falar na incidência de erros, já mencionada no início deste texto.

4. Dificuldade para tomada de decisão — e como solucionar esses problemas!

Em uma gestão realizada por meio de planilhas, o administrador tem dificuldades para montar relatórios completos, cruzar informações e analisar cenários. Há uma enorme dificuldade para reunir dados de diferentes setores e, ainda assim, mesmo quando finalmente agrupados, os arquivos podem apresentar discrepâncias relevantes.

Assim, a tomada de decisão fica incerta, passível de erro e, consequentemente, de prejuízo para o negócio.

Felizmente, a tecnologia alcançou um patamar em que é possível aposentar o uso de planilhas na empresa e aprimorar os processos de gestão. Com um software de Business Intelligence, por exemplo, existe a possibilidade de armazenar todas as informações da empresa em um único lugar com segurança, agilidade de acesso e confiabilidade na coleta de dados.

Além de reunir todo o conhecimento da empresa, a ferramenta faz a análise desse conteúdo a fim de que o gestor tenha acesso a informações mais relevantes e, assim, tenha um embasamento melhor para a tomada de decisão.

Essa ferramenta, que antes era restrita a grandes empresas, foi aprimorada e ampliou as possibilidades de uso, sendo incorporada também por médios e pequenos negócios.

Dessa forma, usar planilhas na empresa é uma prática não recomendada para empreendimentos que estão crescendo e tendo que lidar com um amplo volume de informações.

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