Após três anos da introdução do software de Business Intelligence Qlikview, a R Brasil Soluções se deparou com um problema: a empresa triplicara o faturamento e o número de clientes, mas precisaria aumentar a capacidade da ferramenta de análise de dados para manter o crescimento.

Orientada pela política de investimento nas mais avançadas tecnologias de mercado, e de utilização consciente de recursos, a solução encontrada foi migrar a base de informações para o Power BI, ferramenta desenvolvida pela Microsoft baseada na nuvem. Com apoio da Trinity, a R Brasil Soluções transportou todos os dados para esta nova plataforma, em que o custo para a expansão é menor e as funcionalidades são equivalentes às do Qlikview.

Neste post, você vai entender como transcorreu a transição entre os sistemas de BI e quais as vantagens que a R Brasil Soluções vem obtendo a partir da mudança. Boa leitura!

O processo de migração para o Power BI

Atuante no mercado de recuperação de crédito, a R Brasil Soluções é responsável por fazer a cobrança de clientes em dívida com empresas dos mais diferentes segmentos de mercado. Para realizar essa tarefa com eficiência, a empresa precisa detectar, a partir da análise de diversos dados, a maneira de abordagem conforme o perfil de cada consumidor.

A primeira fase de migração aconteceu da transição das planilhas de Excel e das tabelas dinâmicas para o software Qlikview. Já nessa etapa a R Brasil Soluções contou com o apoio da Trinity. “Aquela foi a maior mudança, porque agora, com a atualização para o Power BI, a empresa já estava acostumada com o apoio da ferramenta”, relembra Marcelo Moreti, executivo de CRM e BI da Trinity.

A expansão da empresa exigia que a R Brasil Soluções aumentasse o número de usuários do software de 20 para 100. Depois disso, em cada novo aumento de operação, seria necessário um servidor mais potente e mais pacotes de licenças se continuasse com o Qlikview.

“Assim, decidimos que esse software não nos atendia mais, porque era inviável financeiramente”, relata Carlos Feist, gerente de planejamento estratégico e projetos da R Brasil Soluções.

Pesquisa e avaliação

Decidido a substituir a ferramenta, Feist iniciou um trabalho de pesquisa e avaliação dos softwares disponíveis no mercado. O gestor chegou a considerar sistemas de código aberto (open source), mas avaliou que o custo de introdução também não seria possível.

“O investimento para desenvolvimento e em pessoal acaba sendo alto também. Além de gastarmos muito com mão de obra, também perderíamos muito tempo e não teríamos a mesma segurança de uma plataforma como a Qlikview”, diz.

Por sugestão da Trinity, Feist chegou até o Power BI. Ele fez um treinamento para compreender as funcionalidades do software e percebeu que elas atenderiam às necessidades da R Brasil Soluções.

“Será que ele aguenta?”

Marcelo Moreti, da Trinity, lembra que a principal dúvida era se o Power BI conseguiria dar conta do grande volume de dados processados pela R Brasil Soluções. O questionamento existia porque o software está baseado na nuvem. Após testes, verificou-se que o programa daria conta de todos processamentos.

A partir do aval técnico, a R Brasil Soluções e a Trinity iniciaram a substituição dos softwares. “A migração foi muito simples, foi uma evolução, nossa empresa cresceu e contamos agora com um BI melhor”, comemora Feist.

“Como justificar a troca com todo o investimento que já foi feito na outra ferramenta?”

Após a análise técnica da ferramenta, os olhos se voltaram novamente para o financeiro e todo o investimento que já havia sido feito na outra ferramenta, não parecia fazer sentido. Após o cálculo do TCO para a manutenção da ferramenta atual pelos próximos 5 anos, considerando os  valores de suporte e evolução tecnológica, e os valores para a migração das aplicações com a aquisição do mesmo número de usuários para o Power BI, a conta já fechava, “no cenário atual, já era mais barato migrar para o Power BI do que continuar com o Qlikview, se considerássemos também os valores da expansão das licenças, somente o licenciamento inicial pagaria quase 10 anos de Power BI”, ponderou Feist.

Os benefícios da troca

Passado o período de implementação do Power BI, a R Brasil Soluções já conseguiu identificar os pontos em que a empresa tem sido beneficiada pela troca. A primeira questão, que deu suporte para a mudança, foi que o novo software não perderia em funcionalidades para o anterior. Era fundamental para a empresa continuar com análises do banco de informações de seus clientes. Confira os outros avanços:

Acesso mobile

A primeira grande vantagem do Power BI em relação ao Qlikview é o acesso mobile. Isso é possível graças ao aplicativo com layout responsivo. Por meio do smartphone, a equipe da R Brasil Soluções consegue monitorar a carteira de clientes e o andamento dos processos. “Hoje está todo mundo com celular sempre na mão consultando os indicadores a qualquer momento”, afirma Feist.

Utilização consciente de recursos financeiros

A questão financeira também motivou a troca de software. O alto custo para a expansão do Qlikview impactaria no orçamento da R Brasil Soluções e, consequentemente, poderia inviabilizar investimentos em outras áreas. A migração para o Power BI permitiu o aumento do número de licenças atuais e trouxe condições para que a empresa avance no futuro sem a necessidade de um aporte tão grande de recursos quanto teria de fazer se continuasse com o Qlikview.

Flexibilidade para expandir no futuro

Ao contrário do Qlikview, o Power BI não precisa de investimento em servidor em caso de aumento de demanda no futuro. A contração acontece sob demanda. Assim, se a R Brasil Soluções precisar aumentar o número de licenças para além das 100 já adquiridas, o fará com muito mais facilidade e investimento muito menor.

Integração com a Cortana e outras facilidades

O Power BI possui ainda algumas funcionalidades que integram a ferramenta ao dia a dia de quem a utiliza. Um exemplo é a ligação com a Cortana, assistente virtual disponível para o Windows 10. O Power BI ainda dispara alertas ao celular e ao e-mail, conforme dados do dashboard forem alterados.

A atuação da Trinity na transição

A Trinity atua em parceria com a R Brasil Soluções desde o processo de migração das planilhas dinâmicas para o primeiro software de BI. Quando o modelo atual se esgotou, a Trinity foi responsável por sugerir a adoção do Power BI.

A partir das análises da capacidade do volume de dados e da viabilidade financeira da introdução do Power BI, coube a Trinity iniciar o desenvolvimento da adaptação da ferramenta às necessidades da R Brasil Soluções.

“A Trinity sempre nos ajudou em tudo que precisávamos. Sempre contato quando tenho alguma dúvida ou não consigo entender algo da plataforma. O suporte é sempre rápido, nunca me faltou auxílio e nem atenção deles”, elogia Feist, da R Brasil Soluções. A empresa atua regularmente como consultora, indicando novas tecnologias e funcionalidades que chegam ao mercado.

Como pudemos observar, a transição do Qlikview para o Power BI ocorreu de maneira tranquila para a R Brasil Soluções. Com o apoio de uma empresa especializada, como a Trinity, a empresa teve condições de conhecer diversas ferramentas e optar por aquela que melhor se adequava à realidade do negócio. Assim, o plano de expansão da empresa não precisou ser postergado e ela continua competitiva no mercado.

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