Mais uma vez o Power BI é líder no quadrante mágico do Gartner Group para Analytics and Business Intelligence Platforms. De todas as plataformas, a solução de BI da Microsoft é a mais bem posicionada em habilidade de execução e integridade de visão.

Após três anos da introdução do software de Business Intelligence Qlikview, a R Brasil Soluções se deparou com um problema: a empresa triplicara o faturamento e o número de clientes, mas precisaria aumentar a capacidade da ferramenta de análise de dados para manter o crescimento.

Orientada pela política de investimento nas mais avançadas tecnologias de mercado, e de utilização consciente de recursos, a solução encontrada foi migrar a base de informações para o Power BI, ferramenta desenvolvida pela Microsoft baseada na nuvem. Com apoio da Trinity, a R Brasil Soluções transportou todos os dados para esta nova plataforma, em que o custo para a expansão é menor e as funcionalidades são equivalentes às do Qlikview.

Neste post, você vai entender como transcorreu a transição entre os sistemas de BI e quais as vantagens que a R Brasil Soluções vem obtendo a partir da mudança. Boa leitura!

O processo de migração para o Power BI

Atuante no mercado de recuperação de crédito, a R Brasil Soluções é responsável por fazer a cobrança de clientes em dívida com empresas dos mais diferentes segmentos de mercado. Para realizar essa tarefa com eficiência, a empresa precisa detectar, a partir da análise de diversos dados, a maneira de abordagem conforme o perfil de cada consumidor.

A primeira fase de migração aconteceu da transição das planilhas de Excel e das tabelas dinâmicas para o software Qlikview. Já nessa etapa a R Brasil Soluções contou com o apoio da Trinity. “Aquela foi a maior mudança, porque agora, com a atualização para o Power BI, a empresa já estava acostumada com o apoio da ferramenta”, relembra Marcelo Moreti, executivo de CRM e BI da Trinity.

A expansão da empresa exigia que a R Brasil Soluções aumentasse o número de usuários do software de 20 para 100. Depois disso, em cada novo aumento de operação, seria necessário um servidor mais potente e mais pacotes de licenças se continuasse com o Qlikview.

“Assim, decidimos que esse software não nos atendia mais, porque era inviável financeiramente”, relata Carlos Feist, gerente de planejamento estratégico e projetos da R Brasil Soluções.

Pesquisa e avaliação

Decidido a substituir a ferramenta, Feist iniciou um trabalho de pesquisa e avaliação dos softwares disponíveis no mercado. O gestor chegou a considerar sistemas de código aberto (open source), mas avaliou que o custo de introdução também não seria possível.

“O investimento para desenvolvimento e em pessoal acaba sendo alto também. Além de gastarmos muito com mão de obra, também perderíamos muito tempo e não teríamos a mesma segurança de uma plataforma como a Qlikview”, diz.

Por sugestão da Trinity, Feist chegou até o Power BI. Ele fez um treinamento para compreender as funcionalidades do software e percebeu que elas atenderiam às necessidades da R Brasil Soluções.

“Será que ele aguenta?”

Marcelo Moreti, da Trinity, lembra que a principal dúvida era se o Power BI conseguiria dar conta do grande volume de dados processados pela R Brasil Soluções. O questionamento existia porque o software está baseado na nuvem. Após testes, verificou-se que o programa daria conta de todos processamentos.

A partir do aval técnico, a R Brasil Soluções e a Trinity iniciaram a substituição dos softwares. “A migração foi muito simples, foi uma evolução, nossa empresa cresceu e contamos agora com um BI melhor”, comemora Feist.

“Como justificar a troca com todo o investimento que já foi feito na outra ferramenta?”

Após a análise técnica da ferramenta, os olhos se voltaram novamente para o financeiro e todo o investimento que já havia sido feito na outra ferramenta, não parecia fazer sentido. Após o cálculo do TCO para a manutenção da ferramenta atual pelos próximos 5 anos, considerando os  valores de suporte e evolução tecnológica, e os valores para a migração das aplicações com a aquisição do mesmo número de usuários para o Power BI, a conta já fechava, “no cenário atual, já era mais barato migrar para o Power BI do que continuar com o Qlikview, se considerássemos também os valores da expansão das licenças, somente o licenciamento inicial pagaria quase 10 anos de Power BI”, ponderou Feist.

Os benefícios da troca

Passado o período de implementação do Power BI, a R Brasil Soluções já conseguiu identificar os pontos em que a empresa tem sido beneficiada pela troca. A primeira questão, que deu suporte para a mudança, foi que o novo software não perderia em funcionalidades para o anterior. Era fundamental para a empresa continuar com análises do banco de informações de seus clientes. Confira os outros avanços:

Acesso mobile

A primeira grande vantagem do Power BI em relação ao Qlikview é o acesso mobile. Isso é possível graças ao aplicativo com layout responsivo. Por meio do smartphone, a equipe da R Brasil Soluções consegue monitorar a carteira de clientes e o andamento dos processos. “Hoje está todo mundo com celular sempre na mão consultando os indicadores a qualquer momento”, afirma Feist.

Utilização consciente de recursos financeiros

A questão financeira também motivou a troca de software. O alto custo para a expansão do Qlikview impactaria no orçamento da R Brasil Soluções e, consequentemente, poderia inviabilizar investimentos em outras áreas. A migração para o Power BI permitiu o aumento do número de licenças atuais e trouxe condições para que a empresa avance no futuro sem a necessidade de um aporte tão grande de recursos quanto teria de fazer se continuasse com o Qlikview.

Flexibilidade para expandir no futuro

Ao contrário do Qlikview, o Power BI não precisa de investimento em servidor em caso de aumento de demanda no futuro. A contração acontece sob demanda. Assim, se a R Brasil Soluções precisar aumentar o número de licenças para além das 100 já adquiridas, o fará com muito mais facilidade e investimento muito menor.

Integração com a Cortana e outras facilidades

O Power BI possui ainda algumas funcionalidades que integram a ferramenta ao dia a dia de quem a utiliza. Um exemplo é a ligação com a Cortana, assistente virtual disponível para o Windows 10. O Power BI ainda dispara alertas ao celular e ao e-mail, conforme dados do dashboard forem alterados.

A atuação da Trinity na transição

A Trinity atua em parceria com a R Brasil Soluções desde o processo de migração das planilhas dinâmicas para o primeiro software de BI. Quando o modelo atual se esgotou, a Trinity foi responsável por sugerir a adoção do Power BI.

A partir das análises da capacidade do volume de dados e da viabilidade financeira da introdução do Power BI, coube a Trinity iniciar o desenvolvimento da adaptação da ferramenta às necessidades da R Brasil Soluções.

“A Trinity sempre nos ajudou em tudo que precisávamos. Sempre contato quando tenho alguma dúvida ou não consigo entender algo da plataforma. O suporte é sempre rápido, nunca me faltou auxílio e nem atenção deles”, elogia Feist, da R Brasil Soluções. A empresa atua regularmente como consultora, indicando novas tecnologias e funcionalidades que chegam ao mercado.

Como pudemos observar, a transição do Qlikview para o Power BI ocorreu de maneira tranquila para a R Brasil Soluções. Com o apoio de uma empresa especializada, como a Trinity, a empresa teve condições de conhecer diversas ferramentas e optar por aquela que melhor se adequava à realidade do negócio. Assim, o plano de expansão da empresa não precisou ser postergado e ela continua competitiva no mercado.

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Transformar-se digitalmente e acompanhar o mercado é um desafio diário para as marcas que desejam se manter vivas e inovando constantemente. Esse foi o caso da Leuze Electronic, uma empresa familiar, especializada em componentes eletrônicos na área de automação industrial.

Fundada em 1963, a Leuze tem no seu DNA a missão de sempre evoluir e inovar. Diante da necessidade de se manter como um bom player no mercado, a empresa percebeu alguns pontos que poderiam ser melhorados, tanto interna quanto externamente.

O primeiro ponto a ser melhorado era otimizar a comunicação interna e organizar os dados da empresa da melhor forma, para assim melhorar a produtividade de todos os funcionários. O segundo ponto era estabelecer uma estratégia de captação e rentabilização da base de clientes.

O início da parceria

À procura de novas propostas e parceiros que pudessem ajudar a empresa a evoluir e inovar em sua atuação, em 2014 a Leuze Eletronic encontrou a Trinity Reletionship Strategy pelo Google e acertou em cheio na busca! A Trinity abraçou os desafios propostos pela Leuze e, com base no seu conhecimento técnico, propôs inicialmente uma consultoria estratégica em CRM, direcionada a melhorar a captação de leads e o aperfeiçoamento de processos através da implementação de práticas e conceitos de gestão do relacionamento com clientes.

Para Edimilson Mario, diretor-gerente da Leuze, a melhor parte de trabalhar com a Trinity é a compreensão do negócio e das necessidades do cliente, sem apresentar fórmulas prontas para tudo. “Nós apresentamos os desafios e as demandas, e eles construíram uma abordagem estratégica totalmente personalizada para a empresa, mas sempre embasada nas melhores práticas e novidades do mercado”, ressalta o diretor.

Crescendo juntos

Inicialmente contratada para apoiar consultivamente a Leuze na estratégia de gestão de clientes e na operacionalização de campanhas de captação de leads no meio digital, a Trinity precisou aprofundar seu conhecimento no mercado, clientes e processos da Leuze.

Com isso, durante a consultoria estratégica inicial, a Trinity identificou também outras necessidades — como a atualização e aprimoramento das funcionalidades da ferramenta de CRM utilizada pela Leuze. Assim, deu-se início à revitalização do CRM.

Na dimensão tecnológica, a Trinity assumiu a atividade de sustentação do Dynamics CRM na Leuze e, desde 2015 presta o suporte técnico às manutenções corretivas e evolutivas da ferramenta sustentando a operação e aprimorando a usabilidade e a aplicabilidade da ferramenta no dia a dia da empresa.

No âmbito estratégico, a Trinity vem sugerindo a implementação de práticas, conceitos e técnicas de gestão do relacionamento, tais como, a diferenciação e ranking de clientes – pontuação e posicionamento dos clientes e potenciais clientes com base em critérios quantitativos e qualitativos de rentabilidade, potencial e relacionamento – e a sugestão de abordagens e ações de CRM com base no comportamento, no perfil e nas necessidades dos clientes e prospects.

Como algumas das abordagens sugeridas pela Trinity contemplava a operacionalização de ações de comunicação e marketing direto por meio de newsletters e e-mails marketing, para integrar e otimizar essas campanhas e os disparos, a Trinity implementou o MDM (Microsoft Dynamics Marketing), integrado ao CRM da Leuze.

Esta implantação proporcionou à empresa a capacidade deles mesmos dispararem e mensurarem ações de e-mail marketing com agilidade e simplicidade. Hoje a Leuze realiza os disparos dos e-mails marketing periodicamente pelo MDM para uma base de clientes e prospects  bem selecionada e segmentada pelo CRM e vem obtendo excelentes resultados com estas ações.

Inteligência é a Alma do Negócio

Com o sucesso da parceria entre a Leuze e a Trinity  a confiança entre as empresas é imensa e os desafios são mais do que bem-vindos — sejam eles sugeridos pela Trinity ou solicitados pela própria Leuze.

No início do trabalho entre as empresas, o analytics das ações e os resultados da consultoria estratégica em CRM eram acompanhados por meio do Qlikview, ferramenta de BI até então utilizada pela Trinity para fazer as análises dos negócios e resultado das suas ações em seus clientes.

No final de 2015, as duas empresas apostaram no Power BI para integrar as diferentes fontes de dados e realizar as análises e acompanhar o resultado das operações. E, mesmo tendo sido recém lançado e ainda pouco consolidado no Brasil, a Trinity migrou todos os dados e análises da Leuze do Qlikview para a ferramenta de Busines Intelligence da Microsoft.

Uma aposta que valeu a pena

O Power BI é uma ferramenta de business intelligence de baixo custo e de fácil implementação que permite a análise de dados e o gerenciamento de todas as operações de uma empresa — como faturamento, vendas, marketing e outras atividades — em uma única plataforma.

Na Leuze, o Power BI permitiu consolidar dados de diferentes fontes como o ERP Totvs, o Dynamics CRM, o MDM, o Google Analytics e ofereceu ao cliente uma visão completa, confiável e em tempo real das operações, permitindo analisar os cenários, as tendências e os resultados.

O Power BI fornece informações a partir do cruzamento de dados, por exemplo, do faturamento disponível no ERP com a quantidade de visitas realizadas, lançadas pelos vendedores no CRM. A partir disso é possível analisar a relação existente entre essas e outras variáveis, ajudando na gestão estratégica de uma empresa.

Segundo Cláudia Xavier, sócia e diretora de operações da Trinity, o Power BI “é a ferramenta estratégica que toda empresa deveria ter. Quando bem implementada ela entrega informações altamente relevantes acerca do mercado, das operações e das ações estratégicas da empresa, gera alertas com base em indicadores e métricas configuráveis e permite a empresa agir com tempestividade e racionalidade em suas decisões”.

Em suma, é a ferramenta ideal para CEOs e diretores, pois ajuda a otimizar o tempo, eliminar planilhas e unificar todas as informações importantes em um só lugar. Além disso, a consulta aos dados é feita em tempo real e através de qualquer dispositivo, ou seja, os indicadores da sua empresa estão sempre atualizados na palma da sua mão.

Para Edimilson Mario, da Leuze, a implementação do Power BI foi uma evolução natural para a empresa. “Temos o compromisso de realizar sempre a melhor gestão possível e, por isso, estamos sempre em busca de novas ferramentas e opções. O Power BI foi essencial para o cruzamento de informações da Leuze, e hoje é uma ferramenta indispensável e usada diariamente em nossa gestão”, ele conta.

O sucesso da implementação de uma ferramenta relativamente nova esteve relacionado tanto à rapidez da Trinity em se capacitar da melhor forma para seu uso, quanto da abertura da Leuze em readequar seus processos em busca de melhorias e evoluções.

Evoluir e inovar sempre

Em nome da Leuze, o diretor gerente Edimilson Mario afirma que a implementação de tantas ferramentas viabilizada pela Trinity trouxe mudanças significativas para a transformação digital e a presença online da empresa.

Segundo ele, além do uso diário do Power BI para uma tomada de decisões mais eficiente e estratégica, o uso do MDM aumentou a taxa de abertura de e-mails marketing para 12% e seu bom rankeamento no Google é convertido em clientes que chegam diariamente até a Leuze por buscas na internet.

Para Edimilson, o trabalho com a Trinity “não foi uma mudança radical em relação aos nossos produtos e serviços oferecidos, mas fundamental para uma empresa que quer se manter vencedora no mercado. Houve uma otimização de processos que, sem dúvidas, consolidaram nossa transformação digital e continuam nos ajudando com melhorias constantes”.

A Leuze é uma empresa que busca evoluir constantemente e está sempre em busca de novidades e boas práticas de mercado. Diante disso, o sucesso da parceria com a Trinity é garantido, sendo essa uma empresa sempre pautada em entender o negócio do cliente e propor melhorias constantes. Para a boa fluidez desse trabalho, nada melhor do que uma colaboração mútua na hora de inovar!

Satisfação e recomendação do cliente

A Trinity oferece um suporte constante ao CRM e ao Power BI, e para Edimilson Mario isso faz dela uma empresa na qual se pode confiar e que não hesita em inovar e testar soluções.

“Hoje em dia, eu diria que graças ao trabalho deles nós simplesmente chegamos e usamos os sistemas. Não é preciso checar se ele está funcionando ou se estará disponível: sempre está! Além disso, sempre que queremos fazer algo novo, tudo é feito de forma muito rápida, profissional, com uma equipe excelente, e tudo isso com um ótimo custo-benefício”, ressalta do diretor-gerente, satisfeito com os serviços prestados pela Trinity Relationship Strategy.

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Saiu o quadrante mágico do Gartner Group para 2017 e o Power BI é líder em Business Intelligence e Analytics.