Há algum tempo já é possível encontrar pela internet inúmeros artigos, notícias e comentários sobre o Power BI, relacionando-o a conceitos como Business Intelligence e análise de dados em tempo real.

Para ajudar você a se localizar em meio a tantas soluções e ferramentas inovadoras, apresentaremos, ao longo deste artigo, uma visão geral sobre o Power BI, bem como os benefícios que sua implementação pode gerar aos negócios. Se você tem interesse nesse assunto, não deixe de conferir. Acompanhe!

O que é Power BI?

O Power BI é a solução de Business Intelligence da Microsoft que permite unificar diferentes fontes de dados (mais de 65), para modelar e analisar grandes quantidades de informações, apresentando-as por meio de dashboards e relatórios. Isso permite que os resultados das análises sejam consultados de maneira muito fácil e intuitiva.

Tais análises de dados permitem que eles sejam compartilhados por muitos usuários de uma mesma empresa ou organização. Dessa forma, CEOs e demais líderes empresariais podem dispor, de uma só vez, das informações mais relevantes sobre os seus negócios em tempo real.

Como funciona essa ferramenta?

O Power BI pode unificar todos os dados da sua organização e, também, os provenientes de fontes externas, estejam eles armazenados na nuvem ou localmente.

Isso significa que você pode usar informações do seu próprio Excel, Dynamics CRM, Dynamics NAV, SAP, MailChimp, Salesforce, Facebook, Google Analytics, SQL Server ou dados externos. Por exemplo, dados do IBGE, do Banco Mundial, do SPC e um longo “etecetera”.

Toda essa multiplicidade de fontes de informações assegura que você tenha todos os dados da sua empresa ao seu alcance e em uma única visualização. Uma das principais implicações é poder avaliar, rapidamente, pontos fortes e fracos, além de crescimentos e oportunidades.

Isso traz economia de tempo e, consequentemente, permite que você se concentre em seu core business e em tomar as decisões certas.

Como o Power BI é usado nas empresas?

Por meio do Power BI Desktop, os usuários, com alguns conhecimentos básicos em banco de dados e Excel avançado, podem criar dashboards, gráficos e relatórios de acordo com as suas necessidades. E assim, de forma personalizada e com os dados preparados (modelagem), eles só terão que escolher e arrastar os tipos de gráficos que desejam que apareçam no relatório ou dashboard.

Além disso, o Power BI inclui chamadas de perguntas e respostas com linguagem natural, isto é, sem tecnicalidades desnecessárias. Então, apenas escrevendo “Vendas São Paulo 2018”, podemos ver quais foram as vendas daquele período e região. E tudo isso pronto para projetar construir e usar os dados, a fim de obter informações precisas e acionáveis.

Quais os principais benefícios de utilizar o Power BI?

Há muitos benefícios em utilizar o Power BI e, na prática, sua gama depende das especificidades de cada organização e das características gerais do seu segmento de atuação. Entretanto, há alguns que são quase que universalmente válidos e, por isso, merecem especial destaque. Por exemplo, a ferramenta conta com um aplicativo nativo para celular.

Sendo assim, os usuários podem baixar, em seus smartphones (sejam Android ou iOS), o aplicativo em questão e, com ele, transportar seus dados e relatórios, consultando-os sempre que for preciso. Ao utilizar essa solução, você será capaz de visualizar tudo o que mais interessa, por exemplo:

·        fluxos de caixa;

·        número de oportunidades de negócios;

·        pedidos e suas faturas;

·        a localização geográfica (com o auxílio de mapas) de cada uma de suas vendas;

·        indicadores de performance;

·        acompanhar o andamento das campanhas de marketing, entre outros.

Em suma, o Power BI Desktop auxiliará você a criar e projetar objetos visuais enriquecidos a partir dos dados de sua empresa, sem grandes complicações ou artifícios. Isso poderá ser muito relevante para o crescimento da organização.

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Mais uma vez o Power BI é líder no quadrante mágico do Gartner Group para Analytics and Business Intelligence Platforms. De todas as plataformas, a solução de BI da Microsoft é a mais bem posicionada em habilidade de execução e integridade de visão.

Após três anos da introdução do software de Business Intelligence Qlikview, a R Brasil Soluções se deparou com um problema: a empresa triplicara o faturamento e o número de clientes, mas precisaria aumentar a capacidade da ferramenta de análise de dados para manter o crescimento.

Orientada pela política de investimento nas mais avançadas tecnologias de mercado, e de utilização consciente de recursos, a solução encontrada foi migrar a base de informações para o Power BI, ferramenta desenvolvida pela Microsoft baseada na nuvem. Com apoio da Trinity, a R Brasil Soluções transportou todos os dados para esta nova plataforma, em que o custo para a expansão é menor e as funcionalidades são equivalentes às do Qlikview.

Neste post, você vai entender como transcorreu a transição entre os sistemas de BI e quais as vantagens que a R Brasil Soluções vem obtendo a partir da mudança. Boa leitura!

O processo de migração para o Power BI

Atuante no mercado de recuperação de crédito, a R Brasil Soluções é responsável por fazer a cobrança de clientes em dívida com empresas dos mais diferentes segmentos de mercado. Para realizar essa tarefa com eficiência, a empresa precisa detectar, a partir da análise de diversos dados, a maneira de abordagem conforme o perfil de cada consumidor.

A primeira fase de migração aconteceu da transição das planilhas de Excel e das tabelas dinâmicas para o software Qlikview. Já nessa etapa a R Brasil Soluções contou com o apoio da Trinity. “Aquela foi a maior mudança, porque agora, com a atualização para o Power BI, a empresa já estava acostumada com o apoio da ferramenta”, relembra Marcelo Moreti, executivo de CRM e BI da Trinity.

A expansão da empresa exigia que a R Brasil Soluções aumentasse o número de usuários do software de 20 para 100. Depois disso, em cada novo aumento de operação, seria necessário um servidor mais potente e mais pacotes de licenças se continuasse com o Qlikview.

“Assim, decidimos que esse software não nos atendia mais, porque era inviável financeiramente”, relata Carlos Feist, gerente de planejamento estratégico e projetos da R Brasil Soluções.

Pesquisa e avaliação

Decidido a substituir a ferramenta, Feist iniciou um trabalho de pesquisa e avaliação dos softwares disponíveis no mercado. O gestor chegou a considerar sistemas de código aberto (open source), mas avaliou que o custo de introdução também não seria possível.

“O investimento para desenvolvimento e em pessoal acaba sendo alto também. Além de gastarmos muito com mão de obra, também perderíamos muito tempo e não teríamos a mesma segurança de uma plataforma como a Qlikview”, diz.

Por sugestão da Trinity, Feist chegou até o Power BI. Ele fez um treinamento para compreender as funcionalidades do software e percebeu que elas atenderiam às necessidades da R Brasil Soluções.

“Será que ele aguenta?”

Marcelo Moreti, da Trinity, lembra que a principal dúvida era se o Power BI conseguiria dar conta do grande volume de dados processados pela R Brasil Soluções. O questionamento existia porque o software está baseado na nuvem. Após testes, verificou-se que o programa daria conta de todos processamentos.

A partir do aval técnico, a R Brasil Soluções e a Trinity iniciaram a substituição dos softwares. “A migração foi muito simples, foi uma evolução, nossa empresa cresceu e contamos agora com um BI melhor”, comemora Feist.

“Como justificar a troca com todo o investimento que já foi feito na outra ferramenta?”

Após a análise técnica da ferramenta, os olhos se voltaram novamente para o financeiro e todo o investimento que já havia sido feito na outra ferramenta, não parecia fazer sentido. Após o cálculo do TCO para a manutenção da ferramenta atual pelos próximos 5 anos, considerando os  valores de suporte e evolução tecnológica, e os valores para a migração das aplicações com a aquisição do mesmo número de usuários para o Power BI, a conta já fechava, “no cenário atual, já era mais barato migrar para o Power BI do que continuar com o Qlikview, se considerássemos também os valores da expansão das licenças, somente o licenciamento inicial pagaria quase 10 anos de Power BI”, ponderou Feist.

Os benefícios da troca

Passado o período de implementação do Power BI, a R Brasil Soluções já conseguiu identificar os pontos em que a empresa tem sido beneficiada pela troca. A primeira questão, que deu suporte para a mudança, foi que o novo software não perderia em funcionalidades para o anterior. Era fundamental para a empresa continuar com análises do banco de informações de seus clientes. Confira os outros avanços:

Acesso mobile

A primeira grande vantagem do Power BI em relação ao Qlikview é o acesso mobile. Isso é possível graças ao aplicativo com layout responsivo. Por meio do smartphone, a equipe da R Brasil Soluções consegue monitorar a carteira de clientes e o andamento dos processos. “Hoje está todo mundo com celular sempre na mão consultando os indicadores a qualquer momento”, afirma Feist.

Utilização consciente de recursos financeiros

A questão financeira também motivou a troca de software. O alto custo para a expansão do Qlikview impactaria no orçamento da R Brasil Soluções e, consequentemente, poderia inviabilizar investimentos em outras áreas. A migração para o Power BI permitiu o aumento do número de licenças atuais e trouxe condições para que a empresa avance no futuro sem a necessidade de um aporte tão grande de recursos quanto teria de fazer se continuasse com o Qlikview.

Flexibilidade para expandir no futuro

Ao contrário do Qlikview, o Power BI não precisa de investimento em servidor em caso de aumento de demanda no futuro. A contração acontece sob demanda. Assim, se a R Brasil Soluções precisar aumentar o número de licenças para além das 100 já adquiridas, o fará com muito mais facilidade e investimento muito menor.

Integração com a Cortana e outras facilidades

O Power BI possui ainda algumas funcionalidades que integram a ferramenta ao dia a dia de quem a utiliza. Um exemplo é a ligação com a Cortana, assistente virtual disponível para o Windows 10. O Power BI ainda dispara alertas ao celular e ao e-mail, conforme dados do dashboard forem alterados.

A atuação da Trinity na transição

A Trinity atua em parceria com a R Brasil Soluções desde o processo de migração das planilhas dinâmicas para o primeiro software de BI. Quando o modelo atual se esgotou, a Trinity foi responsável por sugerir a adoção do Power BI.

A partir das análises da capacidade do volume de dados e da viabilidade financeira da introdução do Power BI, coube a Trinity iniciar o desenvolvimento da adaptação da ferramenta às necessidades da R Brasil Soluções.

“A Trinity sempre nos ajudou em tudo que precisávamos. Sempre contato quando tenho alguma dúvida ou não consigo entender algo da plataforma. O suporte é sempre rápido, nunca me faltou auxílio e nem atenção deles”, elogia Feist, da R Brasil Soluções. A empresa atua regularmente como consultora, indicando novas tecnologias e funcionalidades que chegam ao mercado.

Como pudemos observar, a transição do Qlikview para o Power BI ocorreu de maneira tranquila para a R Brasil Soluções. Com o apoio de uma empresa especializada, como a Trinity, a empresa teve condições de conhecer diversas ferramentas e optar por aquela que melhor se adequava à realidade do negócio. Assim, o plano de expansão da empresa não precisou ser postergado e ela continua competitiva no mercado.

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Transformar-se digitalmente e acompanhar o mercado é um desafio diário para as marcas que desejam se manter vivas e inovando constantemente. Esse foi o caso da Leuze Electronic, uma empresa familiar, especializada em componentes eletrônicos na área de automação industrial.

Fundada em 1963, a Leuze tem no seu DNA a missão de sempre evoluir e inovar. Diante da necessidade de se manter como um bom player no mercado, a empresa percebeu alguns pontos que poderiam ser melhorados, tanto interna quanto externamente.

O primeiro ponto a ser melhorado era otimizar a comunicação interna e organizar os dados da empresa da melhor forma, para assim melhorar a produtividade de todos os funcionários. O segundo ponto era estabelecer uma estratégia de captação e rentabilização da base de clientes.

O início da parceria

À procura de novas propostas e parceiros que pudessem ajudar a empresa a evoluir e inovar em sua atuação, em 2014 a Leuze Eletronic encontrou a Trinity Reletionship Strategy pelo Google e acertou em cheio na busca! A Trinity abraçou os desafios propostos pela Leuze e, com base no seu conhecimento técnico, propôs inicialmente uma consultoria estratégica em CRM, direcionada a melhorar a captação de leads e o aperfeiçoamento de processos através da implementação de práticas e conceitos de gestão do relacionamento com clientes.

Para Edimilson Mario, diretor-gerente da Leuze, a melhor parte de trabalhar com a Trinity é a compreensão do negócio e das necessidades do cliente, sem apresentar fórmulas prontas para tudo. “Nós apresentamos os desafios e as demandas, e eles construíram uma abordagem estratégica totalmente personalizada para a empresa, mas sempre embasada nas melhores práticas e novidades do mercado”, ressalta o diretor.

Crescendo juntos

Inicialmente contratada para apoiar consultivamente a Leuze na estratégia de gestão de clientes e na operacionalização de campanhas de captação de leads no meio digital, a Trinity precisou aprofundar seu conhecimento no mercado, clientes e processos da Leuze.

Com isso, durante a consultoria estratégica inicial, a Trinity identificou também outras necessidades — como a atualização e aprimoramento das funcionalidades da ferramenta de CRM utilizada pela Leuze. Assim, deu-se início à revitalização do CRM.

Na dimensão tecnológica, a Trinity assumiu a atividade de sustentação do Dynamics CRM na Leuze e, desde 2015 presta o suporte técnico às manutenções corretivas e evolutivas da ferramenta sustentando a operação e aprimorando a usabilidade e a aplicabilidade da ferramenta no dia a dia da empresa.

No âmbito estratégico, a Trinity vem sugerindo a implementação de práticas, conceitos e técnicas de gestão do relacionamento, tais como, a diferenciação e ranking de clientes – pontuação e posicionamento dos clientes e potenciais clientes com base em critérios quantitativos e qualitativos de rentabilidade, potencial e relacionamento – e a sugestão de abordagens e ações de CRM com base no comportamento, no perfil e nas necessidades dos clientes e prospects.

Como algumas das abordagens sugeridas pela Trinity contemplava a operacionalização de ações de comunicação e marketing direto por meio de newsletters e e-mails marketing, para integrar e otimizar essas campanhas e os disparos, a Trinity implementou o MDM (Microsoft Dynamics Marketing), integrado ao CRM da Leuze.

Esta implantação proporcionou à empresa a capacidade deles mesmos dispararem e mensurarem ações de e-mail marketing com agilidade e simplicidade. Hoje a Leuze realiza os disparos dos e-mails marketing periodicamente pelo MDM para uma base de clientes e prospects  bem selecionada e segmentada pelo CRM e vem obtendo excelentes resultados com estas ações.

Inteligência é a Alma do Negócio

Com o sucesso da parceria entre a Leuze e a Trinity  a confiança entre as empresas é imensa e os desafios são mais do que bem-vindos — sejam eles sugeridos pela Trinity ou solicitados pela própria Leuze.

No início do trabalho entre as empresas, o analytics das ações e os resultados da consultoria estratégica em CRM eram acompanhados por meio do Qlikview, ferramenta de BI até então utilizada pela Trinity para fazer as análises dos negócios e resultado das suas ações em seus clientes.

No final de 2015, as duas empresas apostaram no Power BI para integrar as diferentes fontes de dados e realizar as análises e acompanhar o resultado das operações. E, mesmo tendo sido recém lançado e ainda pouco consolidado no Brasil, a Trinity migrou todos os dados e análises da Leuze do Qlikview para a ferramenta de Busines Intelligence da Microsoft.

Uma aposta que valeu a pena

O Power BI é uma ferramenta de business intelligence de baixo custo e de fácil implementação que permite a análise de dados e o gerenciamento de todas as operações de uma empresa — como faturamento, vendas, marketing e outras atividades — em uma única plataforma.

Na Leuze, o Power BI permitiu consolidar dados de diferentes fontes como o ERP Totvs, o Dynamics CRM, o MDM, o Google Analytics e ofereceu ao cliente uma visão completa, confiável e em tempo real das operações, permitindo analisar os cenários, as tendências e os resultados.

O Power BI fornece informações a partir do cruzamento de dados, por exemplo, do faturamento disponível no ERP com a quantidade de visitas realizadas, lançadas pelos vendedores no CRM. A partir disso é possível analisar a relação existente entre essas e outras variáveis, ajudando na gestão estratégica de uma empresa.

Segundo Cláudia Xavier, sócia e diretora de operações da Trinity, o Power BI “é a ferramenta estratégica que toda empresa deveria ter. Quando bem implementada ela entrega informações altamente relevantes acerca do mercado, das operações e das ações estratégicas da empresa, gera alertas com base em indicadores e métricas configuráveis e permite a empresa agir com tempestividade e racionalidade em suas decisões”.

Em suma, é a ferramenta ideal para CEOs e diretores, pois ajuda a otimizar o tempo, eliminar planilhas e unificar todas as informações importantes em um só lugar. Além disso, a consulta aos dados é feita em tempo real e através de qualquer dispositivo, ou seja, os indicadores da sua empresa estão sempre atualizados na palma da sua mão.

Para Edimilson Mario, da Leuze, a implementação do Power BI foi uma evolução natural para a empresa. “Temos o compromisso de realizar sempre a melhor gestão possível e, por isso, estamos sempre em busca de novas ferramentas e opções. O Power BI foi essencial para o cruzamento de informações da Leuze, e hoje é uma ferramenta indispensável e usada diariamente em nossa gestão”, ele conta.

O sucesso da implementação de uma ferramenta relativamente nova esteve relacionado tanto à rapidez da Trinity em se capacitar da melhor forma para seu uso, quanto da abertura da Leuze em readequar seus processos em busca de melhorias e evoluções.

Evoluir e inovar sempre

Em nome da Leuze, o diretor gerente Edimilson Mario afirma que a implementação de tantas ferramentas viabilizada pela Trinity trouxe mudanças significativas para a transformação digital e a presença online da empresa.

Segundo ele, além do uso diário do Power BI para uma tomada de decisões mais eficiente e estratégica, o uso do MDM aumentou a taxa de abertura de e-mails marketing para 12% e seu bom rankeamento no Google é convertido em clientes que chegam diariamente até a Leuze por buscas na internet.

Para Edimilson, o trabalho com a Trinity “não foi uma mudança radical em relação aos nossos produtos e serviços oferecidos, mas fundamental para uma empresa que quer se manter vencedora no mercado. Houve uma otimização de processos que, sem dúvidas, consolidaram nossa transformação digital e continuam nos ajudando com melhorias constantes”.

A Leuze é uma empresa que busca evoluir constantemente e está sempre em busca de novidades e boas práticas de mercado. Diante disso, o sucesso da parceria com a Trinity é garantido, sendo essa uma empresa sempre pautada em entender o negócio do cliente e propor melhorias constantes. Para a boa fluidez desse trabalho, nada melhor do que uma colaboração mútua na hora de inovar!

Satisfação e recomendação do cliente

A Trinity oferece um suporte constante ao CRM e ao Power BI, e para Edimilson Mario isso faz dela uma empresa na qual se pode confiar e que não hesita em inovar e testar soluções.

“Hoje em dia, eu diria que graças ao trabalho deles nós simplesmente chegamos e usamos os sistemas. Não é preciso checar se ele está funcionando ou se estará disponível: sempre está! Além disso, sempre que queremos fazer algo novo, tudo é feito de forma muito rápida, profissional, com uma equipe excelente, e tudo isso com um ótimo custo-benefício”, ressalta do diretor-gerente, satisfeito com os serviços prestados pela Trinity Relationship Strategy.

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Saiu o quadrante mágico do Gartner Group para 2017 e o Power BI é líder em Business Intelligence e Analytics.