André é o principal executivo de uma empresa que está em crescimento no mercado. Assim como outros gestores, ele sente certa dificuldade na gestão de processos. Ele tem alguns objetivos, como reduzir os custos da empresa com os materiais utilizados, reduzir o tempo de entrega, melhorar a produtividade da equipe, entre outros desafios. Nesse âmbito, a otimização de processos é exatamente o que ele precisa.

Essas ações de otimização visam, justamente, facilitar o trabalho de um gestor dentro da empresa, não importa de que tamanho ela seja. Por sua vez, uma melhor gestão tem, como consequência, melhores resultados — ou seja, otimizar processos é uma forma da sua empresa alcançar os seus objetivos.

Por conta disso, separamos algumas informações a respeito da otimização de processos, suas vantagens e como você pode colocá-la em prática! Acompanhe a leitura e confira.

Por que investir na otimização de processos?

Você certamente deseja que sua empresa cresça e seja um destaque no mercado. Para isso, é preciso avaliar diversos fatores constantemente: os recursos necessários para a empresa se desenvolver, identificar quais atividades realmente agregam valor e quais não, eliminando-as e avaliando os procedimentos que geram altos custos para o negócio.

Pensando nisso, a otimização de processos ajuda em todos esses pontos. Ela torna muito mais fácil fazer essa análise e assim, facilita a vida do gestor significativamente.

Ao identificar quais são os setores e os processos que estão sugando recursos de maneira desnecessária, é possível eliminar os problemas causadores. A partir disso, é possível investir em processos que realmente aumentam a produtividade da empresa e que conseguem trazer melhores resultados.

Como otimizar os processos?

Agora que você já sabe o que é a otimização de processos e todos os benefícios que ela pode trazer para o seu trabalho e para a empresa, saiba como colocá-la em prática.

Separamos logo abaixo algumas técnicas que podem ser bastante úteis no seu dia a dia. Veja!

Diagrama de Ishikawa

Depois de descobrir quais processos você precisará otimizar, você já pode utilizar algumas das técnicas para melhoria dos processos — e uma delas é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito.

Você deve começar a investigar a causa do problema dentro dos “6 Ms”: método, material, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente.

Agora, você fará uma pergunta para cada item, sendo ela do tipo “por que isso está acontecendo?” Esse questionamento deve ser feito várias vezes até que você chegue à raiz do problema.

Ciclo PDCA

PDCA é uma sigla bastante conhecida e que significa Planejar (plan), Fazer (do), Checar (check) e Agir (act). Essa é uma técncia de gestão bastante conhecida que pode ser aplicada à otimização de processos e consegue ser utilizada por, praticamente, qualquer tipo de empresa.

É um processo que visa ciclos, ou seja, nunca para. Você nunca deixa de planejar, de fazer, de checar e de agir.

Ao checar, você pode identificar um problema, e, a partir desse ponto, você sabe que precisa fazer alguma coisa, ou seja, agir. Em seguida, é a hora de planejar o que pode ser feito e, logo em seguida, colocar em prática — e assim o ciclo continua.

Matriz BÁSICO

O nome BÁSICO é formado pelas iniciais das palavras Benefícios (para a empresa), Abrangência, Satisfação (do cliente), Investimentos (necessários), Cliente (externo satisfeito) e Operação (simples).

Para cada um desses termos você deverá fazer uma análise dos itens, dando uma nota de 1 a 5. Por fim, veja qual tem a pontuação mais elevada e comece a sua otimização de processos por esse ponto.

Implementar a otimização de processos na sua rotina não é uma tarefa difícil utilizando as técnicas necessárias. Além delas, você também poderá contar com softwares e ferramentas otimizam processos através da automação — o que é uma ótima alternativa.

Quer saber como o CRM e o BI podem auxiliar sua empresa na otimização de processos? Entre em contato com a gente. Vamos conversar!