Getting Things Done: entenda como essa metodologia melhora os processos internos da sua empresa

Uma metodologia baseada em foco e priorização para garantir que as coisas que precisam ser feitas sejam, de fato, feitas.

Organização e produtividade são dois fatores essenciais intimamente ligados e, para ajudar você a alcançá-los, falaremos um pouco sobre a metodologia GTD (Getting Things Done).

Aplicando-a, é possível organizar seus afazeres, priorizando-os de acordo com seu grau de urgência e prazo. Ela também ajuda a tirar de foco as atividades que não necessitam de atenção no momento.

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O que a metodologia Getting Things Done?

É uma metodologia focada em aumentar a produtividade, desenvolvida por David Allen, e é um dos métodos mais simples e objetivos já criados, mas requer uma boa dose de disciplina.

A GTD consiste em organizar todas as suas tarefas em listas específicas, organizando-as de acordo com seu grau de urgência e permitindo focar em uma tarefa por vez. Entenda o processo, abaixo:
Como funciona a GTD?

Para aplicar a metodologia GTD, é necessário seguir 5 passos fundamentais, sendo eles:

1. Coleta

Nesse primeiro passo, colete todos os seus afazeres, independentemente de prazos ou prioridades; o foco neste momento é esvaziar a sua cabeça.

2. Processamento

Com tudo posto em lista, avalie todos os afazeres e verificar se demandam alguma ação. Caso perceba que há necessidade de tomar alguma atitude, avalie os seguintes pontos!

Quanto tempo é preciso para resolver essa tarefa? Se a resposta for menos de dois minutos, resolva já! Evite postergar tarefas simples, pois elas podem acabar travando o seu desempenho.

Posso delegar essa tarefa? Em caso positivo, coloque-a em uma lista específica destinada ao acompanhamento de tarefas.

Essa tarefa pode ser adiada? Se sim, determine um dia e horário para realizá-la.

3. Organização

Para que tudo fique o mais simples possível, separe todas as tarefas processadas em listas específicas, facilitando a busca por uma determinada tarefa quando for necessário.

Uma boa dica é agrupar as tarefas, dentro das listas, por:

contextos;
afinidades;
correlação.

Para exemplificar, você pode agrupar as:

ligações para clientes;
tarefas que necessitam de internet;
que não precisam do computador.

4. Execução

É chegado o momento de avaliar as listas e começar a realizar as tarefas. É fundamental que, durante a execução, você esteja totalmente concentrado e que não haja interrupções.

5. Revisão

Para que você alcance o sucesso com a metodologia GTD, é importante fazer uma revisão (pelo menos semanal) de todas as tarefas realizadas e do que ainda precisa ser feito.

Procure tirar alguns minutos, ao final do dia, para fazer essa revisão e organizar as tarefas para o dia seguinte, tornado esse hábito uma rotina.

Quais as vantagens do GTD para empresas?

É fato que uma empresa que possui um alto nível de produtividade consegue gerar mais lucros com menos gastos.

Mas esse não é o único benefício de se implantar a metodologia GTD. Ao possuir as informações mais organizadas, fica mais fácil trabalhar o alinhamento entre os setores envolvidos em um determinado projeto.

Por meio do cronograma estabelecido, você consegue tirar os projetos do papel, colocando-os em prática sem perder o timing. Mas lembre-se: tudo isso só é alcançado se as informações forem devidamente compartilhadas entre os setores e colaboradores.

Como aplicá-la em uma empresa?

O primeiro passo para se aplicar a GTD em sua empresa é conseguir organizar todas as informações, de modo que seja possível avaliar cada uma delas.

Outro ponto fundamental é fazer com que sua equipe compreenda o funcionamento da metodologia e que esteja motivada a aplicá-la em seu cotidiano, pois, para que ela funcione, é imprescindível contar com a participação e o envolvimento de todos!

Para processar todas as informações, realize reuniões com cada setor em separado e, posteriormente, com todos os representantes de cada um juntos, a fim de alinhar o cronograma e explicitar a interdependência que proporciona o sucesso de cada projeto.

Para a aplicação em empresas, a revisão deve ser semanal, com vistas a avaliar os resultados obtidos e alinhar os próximos passos.

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