14 perguntas e respostas sobre o Power BI

Conheça as respostas para as principais dúvidas a respeito do Powe BI, de funcionalidades a modalidades de licenciamento. Confira!

4 motivos para aposentar o uso de planilhas na sua empresa

Números que não fecham, informações omitidas, dificuldades para cruzar dados e tomar decisões. Quem tem o hábito de usar planilhas na empresa está acostumado a enfrentar essas situações.

Esse cenário, no entanto, prejudica o desempenho e diminui a competitividade do negócio. Neste post, você vai entender por que deve acabar de uma vez por todas com o registro de dados em planilhas na sua empresa — e descobrirá como se livrar delas. Confira!

1. Falta de confiabilidade nas informações

Com o crescimento da empresa e o aumento da complexidade do negócio, setores diferentes começam a fazer registros paralelos de processos que utilizam as mesmas informações.

A manipulação desses dados em planilhas diferentes fatalmente acabará em erro ao copiar números ou editar os documentos. O registro também pode ser feito de maneira equivocada em um dos arquivos e, posteriormente, ser transmitido ao demais, o que contamina procedimentos de outros setores.

2. Insegurança no armazenamento de dados

As planilhas de Excel até podem ser protegidas por senhas, mas mesmo assim a segurança não é máxima, uma vez que não há níveis de acesso nem a identificação de quem editou o documento.

Dessa forma, a insegurança no armazenamento de dados permite que pessoas não autorizadas tenham acesso a informações confidenciais.

Além disso, se você não salva as planilhas na nuvem, existe o risco de que o material seja deletado por falha humana ou corrompido por problemas no hardware. Nesse caso, se não houver um backup da última atualização, o prejuízo com a perda de informações será enorme.

3. Retrabalho durante o preenchimento de planilhas

Uma empresa sofre com a prática de retrabalho, por exemplo, cada vez que uma informação deve ser corrigida, que um dado precisa ser conferido ou que um setor necessita de uma nova versão de uma planilha para atualizá-la.

Esse processo é extremamente prejudicial para o negócio, pois diminui a produtividade da equipe e aumenta despesas, isso sem falar na incidência de erros, já mencionada no início deste texto.

4. Dificuldade para tomada de decisão — e como solucionar esses problemas!

Em uma gestão realizada por meio de planilhas, o administrador tem dificuldades para montar relatórios completos, cruzar informações e analisar cenários. Há uma enorme dificuldade para reunir dados de diferentes setores e, ainda assim, mesmo quando finalmente agrupados, os arquivos podem apresentar discrepâncias relevantes.

Assim, a tomada de decisão fica incerta, passível de erro e, consequentemente, de prejuízo para o negócio.

Felizmente, a tecnologia alcançou um patamar em que é possível aposentar o uso de planilhas na empresa e aprimorar os processos de gestão. Com um software de Business Intelligence, por exemplo, existe a possibilidade de armazenar todas as informações da empresa em um único lugar com segurança, agilidade de acesso e confiabilidade na coleta de dados.

Além de reunir todo o conhecimento da empresa, a ferramenta faz a análise desse conteúdo a fim de que o gestor tenha acesso a informações mais relevantes e, assim, tenha um embasamento melhor para a tomada de decisão.

Essa ferramenta, que antes era restrita a grandes empresas, foi aprimorada e ampliou as possibilidades de uso, sendo incorporada também por médios e pequenos negócios.

Dessa forma, usar planilhas na empresa é uma prática não recomendada para empreendimentos que estão crescendo e tendo que lidar com um amplo volume de informações.

Gostou do conteúdo? Compartilhe este post nas redes sociais e confira se seus seguidores ainda utilizam planilhas para gerenciar suas empresas.

Business Intelligence: bem menos complexo do que você imagina

O termo Business Intelligence muitas vezes é associado a uma ferramenta restrita para grandes empresas, inacessível, portanto, a médios e pequenos empreendedores. Embora seja de fato um instrumento sofisticado, a introdução de BI está cada vez mais ao alcance dos mais variados segmentos e de distintos portes empresariais.

O resultado para quem o aplica não poderia ser melhor: otimização de recursos e identificação de excelentes oportunidades de negócios. Neste post, você vai entender que o conceito e a aplicação de Business Intelligence são bem menos complexos do que você imagina. Boa leitura!

O que é Business Intelligence?

Business Intelligence — também conhecida pela sigla BI — significa inteligência de negócios. Trata-se dos processos que reúnem, organizam, analisam, monitoram e compartilham grandes volumes de informações que fornecem uma base para a tomada de decisões da empresa.

As fontes de análises desses dados podem ser as mais variadas. A coleta inicia no conjunto de informações abrigadas pela própria organização e avança para números da indústria, para as características dos clientes, as tendências culturais e as pressões competitivas.

Assim, o BI pode servir para que a organização busque novas oportunidades de negócios, bata metas, aumente o faturamento e conheça de forma mais profunda o cliente, entre tantas utilidades.

O que uma ferramenta de BI oferece?

Uma ferramenta de Business Intelligence oferece à empresa análise rápida de uma vasta gama de informações complexas que, aparentemente, poderiam não ter relação uma com a outra.

Por exemplo: imagine uma cadeia de supermercados e a quantidade de informação produzida a cada minuto por essa rede. O entrelaçamento desses dados indica a relação entre produtos vendidos e, assim, contribui para que o gerente da loja planeje a melhor disposição dos produtos nas gôndolas. Isso é possível por meio de um software de BI.

Ou um fabricante de refrigerantes que deseja ganhar novos mercados. Com a ferramenta, a partir do cruzamento de informações de venda, estoque, logística e de outros dados relevantes é possível identificar, por exemplo, que uma área está vendendo menos por problemas de abastecimento.

Dessa forma, o administrador poderá agir para solucionar a dificuldade e potenciar os ganhos da empresa.

Quais as vantagens para a empresa?

Uma empresa que introduz em seu dia a dia um software de Business Intelligence consegue avançar em diversos pontos da sua administração. Confira:

Melhora a gestão empresarial

Ao disponibilizar dados e análises de maneira simples e de fácil compreensão, a ferramenta de BI possibilita que o gestor tenha em suas mãos informações confiáveis para a tomada de decisão. Essa agilidade permite ajustes imediatos quando algo estiver errado.

Dá suporte a decisões estratégicas

Estratégias de crescimento ruins podem iniciar em falta de informações ou em dados equivocados. Com um software de Business Intelligence, a confiabilidade das informações é alta e o administrador poderá decidir a partir de um panorama completo do negócio. O monitoramento da estratégia também é simplificado.

Aprimora o controle do estoque

Muitas empresas perdem ou deixam de ganhar dinheiro devido à falta de controle de estoque. Uma ferramenta de BI permite observar com precisão a quantidade de mercadorias armazenadas. Assim, é possível saber o que está em excesso e o que está em escassez. Esses dados podem motivar a alteração de processos e o corte de despesas desnecessárias.

O Business Intelligence, quando bem aplicado, traz melhorias para diversas áreas da empresa. A ferramenta pode ser decisiva para cortar despesas e tornar o negócio muito mais competitivo.

Já imaginou como uma ferramenta de Business Intelligence pode melhorar os processos na sua atividade? Entre em contato com a Trinity! Temos a solução que vai se ajustar direitinho à realidade do seu negócio.