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Devido à grande quantidade de informação que as empresas coletam atualmente, um sistema que filtra e analisa esses dados é uma necessidade primária. Afinal, a pressão do mercado recai sobre a gestão e demanda um processo rápido de captação, integração e interpretação. Por isso, um bom software que executa essa função é muito útil.

Neste artigo, você descobrirá como a alternativa da Microsoft coopera com a geração de insights rápidos para as decisões e como ajuda a otimizar processos e a garantir rentabilidade. Para aprender sobre a implantação do Power BI e suas vantagens, prossiga na leitura.

O potencial do Power BI

O Power BI é um conjunto de serviços e aplicações da Microsoft para análise de dados. Essas ferramentas focam em transformar dados brutos em insights coerentes e relevantes para o contexto de uma empresa, o que coopera com a tomada de decisão.

Com isso, é possível monitorar o negócio e acompanhar os resultados de perto, a fim de verificar o andamento da companhia. Assim, a gestão visualiza as métricas mais importantes, com uma capacidade holística de compreensão.

Vantagens

O Power BI é uma tecnologia hospedada na nuvem, ou seja, pode ser acessado diretamente da internet. Por isso, as ferramentas agregam maior flexibilidade ao processo de tratamento de dados, pois permitem que o número de usuários envolvidos cresça ou diminua de acordo com a necessidade da companhia.

O crescimento é ilimitado, o que faz dela uma solução altamente escalável. Tudo isso por um preço acessível. Outra vantagem é a preocupação com a experiência do usuário: a utilização é intuitiva e simples e pode ser feita por qualquer funcionário de TI, de marketing, da área comercial etc.

Em outras palavras, é uma ferramenta self-service que democratiza o acesso às informações importantes e facilita a manipulação por todos os envolvidos. O colaborador encontra facilmente uma documentação esclarecedora e tutoriais explicativos que ajudam a elucidar ainda mais a utilização.

É também uma solução bastante reconhecida por suas qualidades e por sua consistência. Foi destacado como líder na área de dados e business intelligence pelo 12º ano consecutivo na pesquisa do quadrante mágico, da Gartner.

A análise de dados

A maioria das empresas já coleta muitas informações, pois trabalha com sistemas de gestão que acompanham os processos diários. No entanto, boa parte ainda não sabe explorar esses dados, entender suas necessidades e extrair valor deles.

Uma base comum é, geralmente, muito complexa e muito volumosa. Muitas informações coletadas geram certa confusão. É preciso uma tarefa para limpar e filtrar esse volume e extrair o que, de fato, é relevante para a companhia em determinado momento.

Por isso, a análise de dados busca a geração de insights para a tomada de decisão. Ela permite que façamos perguntas às bases, questionamentos que façam parte do contexto da organização e que estejam alinhados com os objetivos.

Com as respostas, os gestores podem compreender o estado do negócio e optar por ações corretivas, por exemplo. O objetivo é obter uma visualização clara, que realmente diga alguma coisa para a gestão, de uma maneira que os dados organizados naturalmente não conseguem.

As funções do Power BI

Uma das funções do Power BI que mais agradam os usuários é a capacidade de lidar bem com problemas complexos, com grandes volumes, de maneira prática e simples. A seguir, veremos como o conjunto de serviços da Microsoft consegue fazer isso.

Integração de dados

O sistema possibilita a integração de diferentes fontes, de bases distintas, com o diálogo e a interação entre elas para gerar conhecimento. Essas fontes podem estar disponíveis online ou offline.

Com isso, a gestão é capaz de realizar uma análise global e completa que abrange todos os aspectos relevantes. A união de diversas origens permite comparações inteligentes e correlações que viabilizam decisões mais seguras e confiáveis.

Também devido a essa funcionalidade, a equipe interna consegue utilizar bases públicas e comparar dados externos com os internos, a fim de obter uma investigação mais precisa, por exemplo.

Assim, é possível colocar em paralelo os resultados da companhia com os do mercado e visualizar o quanto a empresa cresceu e o quanto deveria ter crescido em determinado período.

Atualização em tempo real

Outra funcionalidade importante é a atualização em tempo real. Isso permite o acompanhamento de resultados de estratégias dos setores no exato momento em que elas estão ocorrendo e confere aos líderes o poder de alterar e mudar abordagens. Já que a visualização é instantânea, a análise e a decisão também são mais rápidas.

A ferramenta ajuda a acompanhar os indicadores mais importantes e permite que a companhia estude os resultados considerando os objetivos e as metas planejadas.

Criação de dashboards

O Power BI também viabiliza a criação de dashboards rápidos e personalizados, de acordo com o contexto do negócio e com as métricas principais. Em cerca de minutos, qualquer usuário pode gerar um painel rico de insights relevantes que contam histórias sobre os dados para ajudar na tomada de decisão.

Assim, a gestão consegue analisar com mais velocidade e compreender o andamento das operações, com gráficos e relatórios de qualidade.

A implantação do Power BI

A implantação de um conjunto de ferramentas como o Power BI deve ser gerenciada com cuidado. Afinal, esse processo pode enfrentar resistência por parte dos funcionários que lidam com essa função. A capacidade de automação da aplicação assusta alguns membros das companhias.

É importante preparar a equipe, pois a utilização de sistemas inteligentes para executar tarefas de inteligência de negócios já é uma tendência de mercado. Segundo a Gartner, cerca de 40% das tarefas de analytics serão automatizadas até 2020.

Com o devido investimento e patrocínio dos gestores, é possível contornar esse problema, adotar o Power BI e aproveitar o máximo de seus benefícios. É necessário abraçar o projeto e dedicar tempo para que os membros entendam a importância desses serviços e como eles cooperam com o trabalho humano.

Uma recomendação é começar a implementação em apenas uma área e depois expandir o uso do sistema. Com o tempo, os próprios usuários vão valorizar as ferramentas por conta da praticidade que elas agregam ao cotidiano.

A mobilidade, por exemplo, é um fator que ajuda bastante as empresas no dia a dia. Afinal, é possível gerar insights e estudar o andamento dos processos em qualquer momento, a partir de qualquer lugar do mundo. Isso contribui para agilizar a análise e democratizar a função, com o compartilhamento de dados relevantes e de relatórios entre as equipes internas.

A flexibilidade também encanta as organizações. Uma vez que as mudanças são comuns em tempos modernos, a companhia consegue manter uma estabilidade nessa função, mesmo com o aumento ou a diminuição de demanda.

A análise de dados e a capacidade de prever problemas

Uma das funções mais interessantes da análise de dados é a previsão de problemas e oportunidades. Ou seja, é a capacidade de olhar para o futuro e preparar a empresa para cenários possíveis. Isso é feito a partir da identificação de padrões em informações históricas.

Por exemplo: a análise das bases da companhia viabiliza a identificação de cancelamentos de serviços por parte de alguns clientes. O estudo dos dados busca padrões e relações entre as razões dos antigos usuários.

O sistema, então, identifica o que está causando essa desistência. Pode ser uma abordagem nova da equipe ou alguma mudança na forma de oferecer esse serviço. Assim, é possível prever, com certo nível de certeza, quantos usuários vão deixar de negociar com a empresa e, a partir disso, tomar decisões preventivas.

Outro exemplo é a manutenção preditiva de equipamentos. O exame de falhas e problemas históricos permite que o software aponte possíveis pontos que precisam de cuidado e fatores que necessitam de alerta, pois podem gerar a quebra e instabilidade de determinado ativo.

A análise de dados é uma função de extrema importância, pois possibilita a filtragem do grande volume de informações geradas em tempo real, o entendimento do negócio e guia a tomada de decisão para alinhar com os objetivos. O Power BI é um conjunto de funcionalidades que facilitam esse trabalho, com mobilidade, flexibilidade e simplicidade.

Agora que você sabe o que precisa sobre a implantação do Power BI, entre em contato e comece a aproveitar os benefícios dessa aplicação.

Se você acompanha notícias sobre o universo dos negócios, certamente já deve ter ouvido falar de Big Data. Em linhas gerais, trata-se do termo que descreve a pilha imensa de dados com que as empresas têm de lidar diariamente no mercado atual.

Porém, sem ferramentas adequadas é impossível extrair valor de todo esse montante de informações. E é aqui que entra o Business Intelligence, também conhecido como Inteligência Empresarial ou Inteligência de Negócios.

As vantagens do Business Intelligence para um negócio são extensas. Por meio das ferramentas de BI é possível identificar seus clientes mais lucrativos, reconhecer pontos problemáticos em sua organização e descobrir concretamente o retorno sobre o investimento para determinados produtos.

Neste post, você poderá se aprofundar nas potencialidades do Business Intelligence e entender como elas podem ser benéficas para o seu negócio. Boa leitura.

O conceito de Business Intelligence

Para que possamos entender o conceito de Business Intelligence, primeiramente, é necessário compreender que o poder dos dados é relativo. Ficou confuso? Então, imagine o seguinte cenário: nos computadores ou no arquivo de sua empresa há, por exemplo, uma série de informações sobre seus clientes.

O único problema é que esses dados estão desordenados, distribuídos por diferentes fontes e em diversas linguagens, de modo que a sua equipe de negócios consegue extrair pouco ou mesmo nenhum valor dessas informações.

Nesse específico exemplo, o poder dos dados é nulo ou bastante reduzido. Graças, porém, aos sistemas de Business Intelligence, é possível transformar esse cenário. O papel do BI é o de justamente transformar dados brutos em informações valiosas.

E como ele faz isso? Por meio da coleta, da organização e da análise destes dados, os quais, posteriormente, vão ser esmiuçados pelos tomadores de decisão das empresas.

É importante destacar que há ferramentas de Business Intelligence para diferentes contextos — de código aberto a proprietárias, de soluções locais a soluções em nuvem.

A diferença no investimento inicial, custo de manutenção e tempo de implantação pode ser bem grande, por isso é bom conhecer bem as opções antes de iniciar um projeto de BI.

Os principais benefícios que você pode obter com ferramentas de Business Intelligence

Agora que você já compreende bem o conceito de Business Intelligence, nós listamos 13 vantagens que as ferramentas e os sistemas de inteligência empresarial podem oferecer para a sua empresa.

1. Melhoria na tomada de decisões

Muitas vezes, os executivos tomam decisões com base em seus melhores palpites e em suas intuições. O que acontece é que essas escolhas podem ser imprecisas, já que não foram completamente baseadas em dados concretos.

Em outras palavras, informação é poder. Com a transformação dos dados brutos em conteúdo estratégico, os gestores terão base para tomar decisões efetivas que gerem o crescimento da sua empresa.

2. Aprimoramento do planejamento estratégico

Com uma tomada de decisões mais eficiente, é possível ter uma visão mais ampla dos próximos passos da organização e, consequentemente, elaborar um planejamento segundo premissas bem estruturadas.

3. Otimização de processos

Outra vantagem importante está relacionada à velocidade dos processos e das rotinas da empresa, uma vez que o empreendedor deixa de, simplesmente, agir de acordo com medidas de tentativa e erro. Suas ações passam não só a ter mais objetividade, mas também, mais eficiência.

4. Maior entrega de resultados

Processos eficientes são sinônimos de maior produtividade. Todos os passos anteriores se traduzem em uma maior entrega de resultados que impactará positivamente em todas as áreas da organização.

5. Redução de custos e aumento dos ganhos

Uma das vantagens do Business Intelligence é a identificação de eventuais gargalos nos processos que, se corrigidos, podem reduzir custos operacionais. Além disso, um ciclo com um planejamento eficiente, processos ágeis e tomadas de decisões mais acertadas poderá gerar maior entrega de resultados.

Isso, consequentemente, tenderá a alavancar o faturamento de sua companhia, ocasionando ganhos em diversos aspectos organizacionais.

6. Maior facilidade de prever demandas

Graças ao melhor processamento de dados, especialmente aqueles oriundos de históricos e relatórios de vendas, fica mais fácil prever demandas de consumo. Desse modo, sua empresa poderá se preparar melhor para épocas de sazonalidade, quando as compras se elevam ou diminuem consideravelmente.

7. Suporte para descoberta de novas tendências e oportunidades de negócios

Uma solução de BI é capaz de fazer análises mais acuradas sobre dados de vendas, marketing e sobre o comportamento dos consumidores. Quando aliados às pesquisas de mercado, os resultados podem ajudar a empresa a mapear tendências, cenários e descobrir novas oportunidades de negócios.

Também possibilitam um planejamento mais adequado de ofertas e promoções que realmente colaborem para elevar as vendas e, consequentemente, o faturamento do empreendimento.

8. Obtenção de importantes indicadores de desempenho

Sistemas de BI geram indicadores de desempenho sobre rotinas e processos, permitindo a mensuração adequada de seus resultados e performances. Com base nessas informações, é possível planejar e estruturar fluxos de trabalho mais eficientes, além de reorganizar os existentes que não correspondem às expectativas da empresa.

Você também terá acesso à estatísticas, cálculos, gráficos, entre outros instrumentos que cooperam na obtenção de números e índices sobre diferentes aspectos do empreendimento. Graças a isso, poderá tirar dúvidas sobre o volume de vendas, desempenho de equipes, margens de crescimento etc. em apenas alguns minutos.

9. Mais interação entre as equipes

O sonho de todo CEO é gerir uma organização em que todos os departamentos estão na mesma página, caminhando juntos em direção às metas com rapidez e eficiência.

Com uma solução de BI, que centraliza os dados, no entanto, as paredes podem ser quebradas. Oferecer uma versão da verdade torna as discussões mais acionáveis ??e os argumentos mais justificáveis.

10. Melhoria em vendas e negociações

Um sistema de business intelligence pode ser um ativo valioso para a força de vendas de uma empresa, pois fornece acesso a relatórios atualizados que identificam tendências de vendas, melhorias ou acréscimos de produtos, preferências atuais dos clientes e mercados inexplorados.

Além disso, esses dados detalhados e atuais também são um valioso backup para negociações com fornecedores ou outros parceiros.

11. Melhor gerenciamento de estoque

Com um software de business intelligence, você pode solicitar o nível certo de estoque a qualquer momento e garantir que os clientes recebam seus produtos quando precisarem deles. Isso permite a eliminação de gastos de armazenamento e um gerenciamento mais voltado para a melhoria dos seus negócios.

12. Consolidação rápida e fácil de dados

Com um sistema automatizado de coleta de informações você pode consolidar dados de várias fontes diferentes tão facilmente quanto se estivessem no mesmo servidor.

Se você puder diminuir o tempo que normalmente gastaria para fazer esse processo e gastar mais tempo melhorando a empresa, certamente encontrará um impacto maior em sua linha inferior e, eventualmente, verá uma companhia mais bem-sucedida.

13. Compreensão do passado, do presente e do futuro da empresa

Talvez essa seja a vantagem mais significativa dos sistemas de inteligência de negócios. Os sistemas de BI podem ajudar uma empresa a entender melhor as estatísticas de mercado em um determinado período.

Os dados que refletem o progresso das empresas podem ser usados ??para planejamento futuro a fim de tornar a negócio mais competitivo. O benchmarking desse progresso também é mais fácil com um sistema de BI implantado.

Como o Business Intelligence facilita a rotina na gestão empresarial

Além das vantagens citadas acima, o Business Intelligence é capaz de facilitar a rotina dos gestores de uma companhia em várias atividades. Confira algumas logo abaixo.

Automatização da elaboração de documentos gerenciais

A principal simplificação entregue por uma solução de BI é a automatização de relatórios, análises, históricos, entre outros documentos gerenciais. Isso agiliza a busca, organização e estruturação de informações operacionais, táticas e estratégicas.

Desse modo, os colaboradores, antes encarregados dessa função de coleta e montagem de relatórios, podem direcionar esforços para atividades corporativas de maior valor agregado.

Integração de dados de diferentes departamentos

Uma ferramenta de Business Intelligence consegue integrar dados de setores distintos da organização em uma visão unificada. Isso faz com que a gestão do negócio se torne mais efetiva, além de aproximar gestores para a formação de uma inteligência coletiva que explore soluções, ideias e novos pontos de vista em seus processos.

Dessa forma, tanto líderes quanto liderados passam a colaborar para a elaboração de estratégias mais acertadas, ou seja, diminui um pouco o fardo de cada gestor, que passa a contar com maior apoio.

Padronização das informações

As informações geradas por um sistema de BI costumam ser padronizadas em documentos e diretrizes. Dessa forma, fica mais fácil a avaliação pelos gestores e demais funcionários da empresa. Isso evita alguns erros de interpretação e falhas comunicacionais que podem comprometer decisões, estratégias e a execução de processos internos e externos.

Como implementar um sistema de BI no seu negócio

A implementação de business intelligence é um processo abrangente, incluindo muitas etapas, que podem diferir dependendo da abordagem. Esses estágios podem ocorrer um após o outro ou coincidir.

A solução escolhida depende dos detalhes da implementação e, geralmente, consiste nas seguintes etapas:

  • Planejamento: criação de um plano para o projeto e definição da arquitetura do depósito dos dados digitais (data warehouse), medidas técnicas, tarefas etc.
  • Análise e coleta de requisitos: entendimento das necessidades de negócios e dos requisitos dos usuários.
  • Criando o banco de dados: criando medições e tabelas de fatos.
  • Obtenção de dados dos sistemas de origem: localização das fontes de dados e análise de suas estruturas, identificação da operação de transformação e limpeza para garantir a consistência e qualidade dos dados.
  • Fornecimento do data warehouse: separação, transformação e introdução do processo.
  • Automatização de processos: automação e agendamento de suplementação do warehouse.
  • Criação de um conjunto inicial de relatórios: preparação de modelos de relatórios.
  • Controle de exatidão e teste de dados: controle sobre as operações do banco de dados, usando os relatórios previamente preparados e os processos de correção.
  • Treinamentos: para os usuários e administradores.

Antes da implementação do sistema de BI é possível especificar os KPIs desse processo. Isso ajudará a avaliar os resultados da implementação. Medidas quantitativas e qualitativas podem ser usadas.

Resultados que podem ser alcançados com o emprego de BI nos negócios

Os resultados que seu negócio pode alcançar são amplos, tais como:

  • maior agilidade na busca e obtenção de informações;
  • melhor direcionamento de investimentos financeiros e demais recursos (tempo, insumos, mão de obra);
  • redução de custos graças à possibilidade de encontrar e eliminar ineficiências mais facilmente;
  • tomada de decisão com maior embasamento;
  • maior inteligência competitiva nos negócios;
  • visão geral sobre o desempenho da empresa e específica em relação às performances individuais de setores, equipes e colaboradores;
  • planejamento de orçamentos mais condizentes com as necessidades de cada setor;
  • melhora no entendimento sobre os números do negócio etc.

Segundo uma pesquisa da Gartner, divulgada em fevereiro de 2017, 36% dos 227 líderes de TI da América Latina que foram entrevistados consideravam o investimento em BI (e Analytics) como uma de suas 3 prioridades de aplicação nesse mesmo ano. Isso significa que tal tecnologia já começa a ser percebida como essencial por muitos gestores e negócios não só dos centros europeus e norte-americanos.

Contudo, vale salientar que, no Brasil, o Business Intelligence tem a vantagem de ser um diferencial competitivo, uma vez que ainda há muito espaço para implementação de sistemas no país.

Quer iniciar agora uma estratégia baseada nas vantagens do Business Intelligence em sua empresa? Comece baixando o nosso guia com um passo a passo para escolher uma ferramenta de BI.