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A utilização de Business Intelligence vem crescendo cada dia mais nas organizações, que esperam, com essa solução, administrar com eficiência e tirar o máximo proveito do alto e crescente volume de informações que coletam de fontes diversas.

Infelizmente, as tentativas de implantação da tecnologia, em muitas empresas, terminam em fracasso e problemas em projetos de BI são bastante comuns.

Muitas vezes, os profissionais envolvidos no projeto não estão preparados para lidar com a nova interface de dados ou não têm uma visão clara dos objetivos da empresa em relação ao sistema, o que compromete a eficácia do projeto.

Neste artigo, você vai saber quais os problemas mais comuns em um projeto de BI e entender o que deve ser feito para evitá-los. Continue a leitura!

Falta de planejamento

Antes de implantar um sistema de BI, é preciso definir claramente quais os objetivos que se deseja alcançar, entender a estrutura de dados, o perfil da empresa e quais as necessidades dos gestores para, só então, traçar as etapas do projeto, garantindo que tudo ocorra no seu devido tempo e traga resultados eficazes.

Também é importante definir KPIs (indicadores chave de desempenho), a fim de acompanhar e mensurar os resultados, facilitando o cálculo do retorno sobre o investimento e a eficácia do sistema.

A falta de planejamento e visão global de longo prazo pode resultar em apenas algumas poucas melhorias em relatórios com dados que já circulavam pela organização, sem apresentar o dinamismo esperado, restringindo-se a áreas específicas e sem alinhamento com os gestores.

Falta de suporte multiplataforma

Um dos pontos que devem ser observados é a aquisição de uma ferramenta de Business Intelligence que ofereça suporte multiplataforma.

Muitos sistemas de gestão possuem suas visões analíticas acopladas, porém, para se fazer, ter e colher os verdadeiros resultados do Business Intelligence é preciso que a plataforma de BI seja capaz de acessar e cruzar de diferentes fontes de dados como CRM, ERP e até mesmo fontes externas de dados e estatísticas, como o IBGE, CAGED, entre outras, pois com isso é possível analisar e gerenciar dados diversos para se obter informações completas e bem estruturadas de real valor para a organização e consequentemente, que gere resultados mais eficazes.

Falha nos dados mapeados

Por melhor e mais atraente que seja um sistema, ele trabalha a partir dos dados que recebe e armazena, portanto, é muito importante que as informações estejam corretas e atualizadas em suas fontes.

Esse é um grande desafio, já que, muitas vezes, ao implantar o sistema, ele capta dados utilizados pela empresa que podem conter erros, estar incompletos ou até inacessíveis.

É muito importante que a estrutura de dados seja administrada de forma eficiente e que os dados internos sejam sempre atualizados para que o sistema possa apresentar resultados consistentes.

Ausência de gestão da mudança

Planejamento é mesmo fundamental desde a decisão de implantação do sistema, mas também é muito importante contar com uma equipe de gestão da mudança. Afinal, durante sua implantação, podem ocorrer tanto mudanças externas, que exijam adequações, como descobertas de falhas ou mudanças internas da organização, que exigirão alterações em sistemas e em processos para que os resultados do BI sejam efetivos.

Portanto, é preciso trabalhar com uma equipe preparada para prever e entender a importância das mudanças e capaz de realizá-las ao longo projeto. A ausência da gestão da mudança pode incorrer em gastos inesperados e atrasos na implantação do sistema.

Falta de treinamento da equipe

Será, com certeza, um mau negócio implantar um sistema de BI sem buscar o engajamento e o treinamento dos funcionários na utilização.

A medida pode ser uma mudança incômoda para quem está acostumado a tratar dados e analisar planilhas e relatórios no Excel, assim, muitos podem apresentar resistência à alteração.

Esse é um ponto que deixa clara a importância de uma parceria com uma empresa especializada em consultoria e implantação de sistemas BI. Ela oferece todo o preparo e o treinamento de que a sua equipe precisa para entender e operar o sistema com eficiência.

Os profissionais especializados estão habituados a trabalhar com a implantação do sistema desde o seu planejamento até que ele esteja em funcionamento e sendo bem utilizado pelos colaboradores.

Juntamente aos gestores, eles vão comandar com eficiência cada etapa do projeto, minimizando drasticamente os problemas em projetos de BI. Portanto, a melhor solução para acertar no seu investimento é contar com a parceria de uma empresa focada e experiente em inteligência de negócios.

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Se você acompanha notícias sobre o universo dos negócios, certamente já deve ter ouvido falar de Big Data. Em linhas gerais, trata-se do termo que descreve a pilha imensa de dados com que as empresas têm de lidar diariamente no mercado atual.

Porém, sem ferramentas adequadas é impossível extrair valor de todo esse montante de informações. E é aqui que entra o Business Intelligence, também conhecido como Inteligência Empresarial ou Inteligência de Negócios.

As vantagens do Business Intelligence para um negócio são extensas. Por meio das ferramentas de BI é possível identificar seus clientes mais lucrativos, reconhecer pontos problemáticos em sua organização e descobrir concretamente o retorno sobre o investimento para determinados produtos.

Neste post, você poderá se aprofundar nas potencialidades do Business Intelligence e entender como elas podem ser benéficas para o seu negócio. Boa leitura.

O conceito de Business Intelligence

Para que possamos entender o conceito de Business Intelligence, primeiramente, é necessário compreender que o poder dos dados é relativo. Ficou confuso? Então, imagine o seguinte cenário: nos computadores ou no arquivo de sua empresa há, por exemplo, uma série de informações sobre seus clientes.

O único problema é que esses dados estão desordenados, distribuídos por diferentes fontes e em diversas linguagens, de modo que a sua equipe de negócios consegue extrair pouco ou mesmo nenhum valor dessas informações.

Nesse específico exemplo, o poder dos dados é nulo ou bastante reduzido. Graças, porém, aos sistemas de Business Intelligence, é possível transformar esse cenário. O papel do BI é o de justamente transformar dados brutos em informações valiosas.

E como ele faz isso? Por meio da coleta, da organização e da análise destes dados, os quais, posteriormente, vão ser esmiuçados pelos tomadores de decisão das empresas.

É importante destacar que há ferramentas de Business Intelligence para diferentes contextos — de código aberto a proprietárias, de soluções locais a soluções em nuvem.

A diferença no investimento inicial, custo de manutenção e tempo de implantação pode ser bem grande, por isso é bom conhecer bem as opções antes de iniciar um projeto de BI.

Os principais benefícios que você pode obter com ferramentas de Business Intelligence

Agora que você já compreende bem o conceito de Business Intelligence, nós listamos 13 vantagens que as ferramentas e os sistemas de inteligência empresarial podem oferecer para a sua empresa.

1. Melhoria na tomada de decisões

Muitas vezes, os executivos tomam decisões com base em seus melhores palpites e em suas intuições. O que acontece é que essas escolhas podem ser imprecisas, já que não foram completamente baseadas em dados concretos.

Em outras palavras, informação é poder. Com a transformação dos dados brutos em conteúdo estratégico, os gestores terão base para tomar decisões efetivas que gerem o crescimento da sua empresa.

2. Aprimoramento do planejamento estratégico

Com uma tomada de decisões mais eficiente, é possível ter uma visão mais ampla dos próximos passos da organização e, consequentemente, elaborar um planejamento segundo premissas bem estruturadas.

3. Otimização de processos

Outra vantagem importante está relacionada à velocidade dos processos e das rotinas da empresa, uma vez que o empreendedor deixa de, simplesmente, agir de acordo com medidas de tentativa e erro. Suas ações passam não só a ter mais objetividade, mas também, mais eficiência.

4. Maior entrega de resultados

Processos eficientes são sinônimos de maior produtividade. Todos os passos anteriores se traduzem em uma maior entrega de resultados que impactará positivamente em todas as áreas da organização.

5. Redução de custos e aumento dos ganhos

Uma das vantagens do Business Intelligence é a identificação de eventuais gargalos nos processos que, se corrigidos, podem reduzir custos operacionais. Além disso, um ciclo com um planejamento eficiente, processos ágeis e tomadas de decisões mais acertadas poderá gerar maior entrega de resultados.

Isso, consequentemente, tenderá a alavancar o faturamento de sua companhia, ocasionando ganhos em diversos aspectos organizacionais.

6. Maior facilidade de prever demandas

Graças ao melhor processamento de dados, especialmente aqueles oriundos de históricos e relatórios de vendas, fica mais fácil prever demandas de consumo. Desse modo, sua empresa poderá se preparar melhor para épocas de sazonalidade, quando as compras se elevam ou diminuem consideravelmente.

7. Suporte para descoberta de novas tendências e oportunidades de negócios

Uma solução de BI é capaz de fazer análises mais acuradas sobre dados de vendas, marketing e sobre o comportamento dos consumidores. Quando aliados às pesquisas de mercado, os resultados podem ajudar a empresa a mapear tendências, cenários e descobrir novas oportunidades de negócios.

Também possibilitam um planejamento mais adequado de ofertas e promoções que realmente colaborem para elevar as vendas e, consequentemente, o faturamento do empreendimento.

8. Obtenção de importantes indicadores de desempenho

Sistemas de BI geram indicadores de desempenho sobre rotinas e processos, permitindo a mensuração adequada de seus resultados e performances. Com base nessas informações, é possível planejar e estruturar fluxos de trabalho mais eficientes, além de reorganizar os existentes que não correspondem às expectativas da empresa.

Você também terá acesso à estatísticas, cálculos, gráficos, entre outros instrumentos que cooperam na obtenção de números e índices sobre diferentes aspectos do empreendimento. Graças a isso, poderá tirar dúvidas sobre o volume de vendas, desempenho de equipes, margens de crescimento etc. em apenas alguns minutos.

9. Mais interação entre as equipes

O sonho de todo CEO é gerir uma organização em que todos os departamentos estão na mesma página, caminhando juntos em direção às metas com rapidez e eficiência.

Com uma solução de BI, que centraliza os dados, no entanto, as paredes podem ser quebradas. Oferecer uma versão da verdade torna as discussões mais acionáveis ??e os argumentos mais justificáveis.

10. Melhoria em vendas e negociações

Um sistema de business intelligence pode ser um ativo valioso para a força de vendas de uma empresa, pois fornece acesso a relatórios atualizados que identificam tendências de vendas, melhorias ou acréscimos de produtos, preferências atuais dos clientes e mercados inexplorados.

Além disso, esses dados detalhados e atuais também são um valioso backup para negociações com fornecedores ou outros parceiros.

11. Melhor gerenciamento de estoque

Com um software de business intelligence, você pode solicitar o nível certo de estoque a qualquer momento e garantir que os clientes recebam seus produtos quando precisarem deles. Isso permite a eliminação de gastos de armazenamento e um gerenciamento mais voltado para a melhoria dos seus negócios.

12. Consolidação rápida e fácil de dados

Com um sistema automatizado de coleta de informações você pode consolidar dados de várias fontes diferentes tão facilmente quanto se estivessem no mesmo servidor.

Se você puder diminuir o tempo que normalmente gastaria para fazer esse processo e gastar mais tempo melhorando a empresa, certamente encontrará um impacto maior em sua linha inferior e, eventualmente, verá uma companhia mais bem-sucedida.

13. Compreensão do passado, do presente e do futuro da empresa

Talvez essa seja a vantagem mais significativa dos sistemas de inteligência de negócios. Os sistemas de BI podem ajudar uma empresa a entender melhor as estatísticas de mercado em um determinado período.

Os dados que refletem o progresso das empresas podem ser usados ??para planejamento futuro a fim de tornar a negócio mais competitivo. O benchmarking desse progresso também é mais fácil com um sistema de BI implantado.

Como o Business Intelligence facilita a rotina na gestão empresarial

Além das vantagens citadas acima, o Business Intelligence é capaz de facilitar a rotina dos gestores de uma companhia em várias atividades. Confira algumas logo abaixo.

Automatização da elaboração de documentos gerenciais

A principal simplificação entregue por uma solução de BI é a automatização de relatórios, análises, históricos, entre outros documentos gerenciais. Isso agiliza a busca, organização e estruturação de informações operacionais, táticas e estratégicas.

Desse modo, os colaboradores, antes encarregados dessa função de coleta e montagem de relatórios, podem direcionar esforços para atividades corporativas de maior valor agregado.

Integração de dados de diferentes departamentos

Uma ferramenta de Business Intelligence consegue integrar dados de setores distintos da organização em uma visão unificada. Isso faz com que a gestão do negócio se torne mais efetiva, além de aproximar gestores para a formação de uma inteligência coletiva que explore soluções, ideias e novos pontos de vista em seus processos.

Dessa forma, tanto líderes quanto liderados passam a colaborar para a elaboração de estratégias mais acertadas, ou seja, diminui um pouco o fardo de cada gestor, que passa a contar com maior apoio.

Padronização das informações

As informações geradas por um sistema de BI costumam ser padronizadas em documentos e diretrizes. Dessa forma, fica mais fácil a avaliação pelos gestores e demais funcionários da empresa. Isso evita alguns erros de interpretação e falhas comunicacionais que podem comprometer decisões, estratégias e a execução de processos internos e externos.

Como implementar um sistema de BI no seu negócio

A implementação de business intelligence é um processo abrangente, incluindo muitas etapas, que podem diferir dependendo da abordagem. Esses estágios podem ocorrer um após o outro ou coincidir.

A solução escolhida depende dos detalhes da implementação e, geralmente, consiste nas seguintes etapas:

  • Planejamento: criação de um plano para o projeto e definição da arquitetura do depósito dos dados digitais (data warehouse), medidas técnicas, tarefas etc.
  • Análise e coleta de requisitos: entendimento das necessidades de negócios e dos requisitos dos usuários.
  • Criando o banco de dados: criando medições e tabelas de fatos.
  • Obtenção de dados dos sistemas de origem: localização das fontes de dados e análise de suas estruturas, identificação da operação de transformação e limpeza para garantir a consistência e qualidade dos dados.
  • Fornecimento do data warehouse: separação, transformação e introdução do processo.
  • Automatização de processos: automação e agendamento de suplementação do warehouse.
  • Criação de um conjunto inicial de relatórios: preparação de modelos de relatórios.
  • Controle de exatidão e teste de dados: controle sobre as operações do banco de dados, usando os relatórios previamente preparados e os processos de correção.
  • Treinamentos: para os usuários e administradores.

Antes da implementação do sistema de BI é possível especificar os KPIs desse processo. Isso ajudará a avaliar os resultados da implementação. Medidas quantitativas e qualitativas podem ser usadas.

Resultados que podem ser alcançados com o emprego de BI nos negócios

Os resultados que seu negócio pode alcançar são amplos, tais como:

  • maior agilidade na busca e obtenção de informações;
  • melhor direcionamento de investimentos financeiros e demais recursos (tempo, insumos, mão de obra);
  • redução de custos graças à possibilidade de encontrar e eliminar ineficiências mais facilmente;
  • tomada de decisão com maior embasamento;
  • maior inteligência competitiva nos negócios;
  • visão geral sobre o desempenho da empresa e específica em relação às performances individuais de setores, equipes e colaboradores;
  • planejamento de orçamentos mais condizentes com as necessidades de cada setor;
  • melhora no entendimento sobre os números do negócio etc.

Segundo uma pesquisa da Gartner, divulgada em fevereiro de 2017, 36% dos 227 líderes de TI da América Latina que foram entrevistados consideravam o investimento em BI (e Analytics) como uma de suas 3 prioridades de aplicação nesse mesmo ano. Isso significa que tal tecnologia já começa a ser percebida como essencial por muitos gestores e negócios não só dos centros europeus e norte-americanos.

Contudo, vale salientar que, no Brasil, o Business Intelligence tem a vantagem de ser um diferencial competitivo, uma vez que ainda há muito espaço para implementação de sistemas no país.

Quer iniciar agora uma estratégia baseada nas vantagens do Business Intelligence em sua empresa? Comece baixando o nosso guia com um passo a passo para escolher uma ferramenta de BI.

 

Você sabe quais os sistemas essenciais para o controle e gestão dos seus clientes, processos e resultados? Nós contamos pra você.

Empresários e gestores reconhecem que uma gestão eficiente com foco em resultados e em pessoas é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Por isso, é preciso investir em práticas que garantam uma administração criativa e enxuta, voltada, principalmente, para questões como a fidelização de clientes, a otimização de processos, a redução de custos, a racionalização de recursos e claro, a inovação.

Assim sendo, as soluções tecnológicas se tornaram indispensáveis ao dia a dia das empresas. Isso porque oferecem a centralização, o processamento e a atualização dos dados em tempo real – o que simplifica o acompanhamento de KPIs (Key Performance Indicators) e a geração de relatórios gerenciais completos, determinantes para a tomada de decisão estratégicas.

Deste modo, é necessário contar com ferramentas para gestão, que contribuam para a identificação de oportunidades, bem como de desvios e ameaças. Afinal, análises abrangentes do mercado são essenciais para mitigar riscos, evitar prejuízos e consequentemente, aumentar o faturamento.

Dentre essas ferramentas para gestão, devemos citar:

1. ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning) é capaz de reunir todas as informações de uma empresa em uma única plataforma. De fato, esse software integra departamentos e rotinas de trabalho, o que garante mais qualidade e agilidade aos procedimentos internos. Vale lembrar essa integração é a fundamental para a produtividade corporativa, já que as interpendências exigem uma comunicação rápida e efetiva.

É importante ressaltar que os softwares ERP possuem uma infinidade de funcionalidades e ainda podem ser parametrizados e customizados, de acordo com as características de cada negócio.

2. CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é um conceito bastante amplo, que tem a intenção de detectar e antecipar as necessidades dos clientes, para que empresa possa ser mais proativa, atendendo às principais demandas do seu setor.

Na verdade, o termo CRM é comumente utilizado para designar todas as ações direcionadas ao gerenciamento do relacionamento com o cliente. Entretanto, também pode ser aplicado exclusivamente a um sistema integrado de gestão. Em geral, os softwares de CRM auxiliam as empresas em três aspectos: Operacional, Colaborativo e Analítico.

Operacionalmente, os sistemas de CRM auxiliam na integração e automação dos canais de atendimento, das ações de marketing e do processos de vendas. Permitindo as empresas aprimorarem desde a pré-vendas como a captação e qualificação de leads, atividades de vendas tais como gestão de territórios, carteiras de clientes, visitas e follow-ups até o pós-vendas, através da criação e manutenção do histórico de relacionamento com os clientes, passando pela gestão de serviços e até a escuta e gestão de redes sociais.

No aspecto colaborativo, o CRM auxilia na aquisição e disseminação das informações do negócio entre todas as áreas envolvidas no relacionamento com os clientes, preparando todos os pontos de contato para interagir de forma personalizada com cada um deles. O CRM colaborativo, propicia a integração do front-office com o back-office visando melhorar os processos de atendimento.

Em termos analíticos, o CRM permite a análise os dados e informações acumulados para identificar perfis e acompanhar comportamentos e hábitos dos clientes e, de posse dessas informações permite identificar as necessidades e os eventos que possam ocorrer na vida de cada um deles de modo a orientar o ajuste das estratégias.

Integrado ao ERP, o CRM permite a empresa supervisionar todas as transações e interações, planejar campanhas de marketing, segmentar sua carteira de clientes, orientar abordagens de vendas, acompanhar interações com o SAC e Redes Sociais, por exemplo. Assim, é possível avaliar detalhadamente toda a operação, localizando atrasos, gargalos, tendências e melhorando os processos para melhor entender e atender os clientes.

3. Business Intelligence (BI)

Por sua vez, o Business Intelligence (BI) está atrelado à coleta, ordenação, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que balizam a gestão de negócios. De modo simplificado, o BI pode ser compreendido como um conjunto de metodologias e tecnologias capazes de transformar uma grande quantidade de dados, em referências verdadeiramente úteis para os gestores.

O Business Intelligence é uma valiosa ferramenta para gestão, pois utiliza informações internas, integrando o ERP e o CRM. Mas, também aproveita outras fontes, como o Google Analytics, resultados de pesquisas, respostas das ações de e-mail marketing e até mesmo, dados externos como os indicadores do IBGE e de outros institutos – que enriquem e complementam essas análises, auxiliando na elaboração de diferentes cenários.

Considerando todas essas vantagens, fica evidente a importância da ferramenta para gestão em todas as empresas B2B. Afinal, a análise de dados é imprescindível para o processo de tomada de decisões – especialmente quando se trata de investimentos, exploração de novos nichos e expansão dos negócios.

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Hoje, mais do que nunca, as empresas precisam de estratégias e ações que aprimoram o relacionamento com os clientes. Conheça 5 etapas que ajudam a melhorar suas ações e a manter o foco nos resultados.

Na Era do Cliente pesquisas apontam que 86% dos consumidores estão dispostos a pagar a mais por serviços diferenciados. Em contrapartida, 65% deles informam ter trocado de fornecedor após um mal atendimento. Isso significa que é imperativo que as empresas hoje desenvolvam estratégias e ações específicas para monitorar e gerenciar as relações com os seus clientes.

Para fortalecer o relacionamento com os seus clientes e aprofundar na fidelização de sua base, a adoção de conceitos e ferramentas de CRM pode trazer excelentes resultados. Confira 5 (cinco) etapas essenciais que ajudarão a sua empresa a melhorar atendimento ao clientes através do CRM (Customer Relationship Management). Boa leitura!

1. Coleta de dados

O primeiro passo consiste em utilizar seu CRM para coletar, armazenar e manter-se atualizado dos detalhes pessoais de seus clientes. Em outras palavras, seu CRM deve ser usado não só para armazenar o histórico de vendas e os detalhes de contato, mas também para enriquecer cada vez mais sua base e o seu conhecimento sobre cada cliente individual.

Esses dados devem incluir as informações cadastrais (nome, data de nascimento), informações de contato (telefone, e-mail, perfil nas redes sociais), e também, informações geográficas, demográficas e psicográficas de seus clientes. Dessa forma, você obterá um entendimento mais profundo do cliente enquanto pessoa, e essa compreensão certamente será útil a longo prazo — na criação de uma identidade sólida e na disseminação das mensagens certas por meio dos canais de comunicação mais adequados, por exemplo.

2. Alocação de recursos baseada em target

A alocação baseada em target pode causar um impacto extremamente positivo para a sua organização. Como a maior parte dos lucros de um negócio costuma vir de cerca de 20% a 30% dos clientes totais, com a ajuda de seu sistema de CRM, você pode alocar recursos de forma que esses clientes tenham sempre o atendimento mais adequado as suas necessidades e ao seu potencial.

Ou seja, é de fundamental importância que você utilize os recursos do CRM para conhecer melhor e acompanhar esses clientes do topo da pirâmide.

3. Atualizações regulares

O CRM deve ser utilizado para fortalecer o vínculo já existente com seus clientes. Você pode fazer isso usando as informações armazenadas em seu banco de dados e, assim, enviar atualizações regulares e oportunas sobre o seu negócio para eles. Além disso, pode usar o software de CRM para disparar comunicações automáticas de acordo as últimas interações e transações do cliente.

Isso fará com que seus clientes se sintam valorizados e envolvidos, o que contribuirá para que escolham sua empresa, em detrimento da concorrência, na próxima vez em que forem realizar negócios.

4. Respostas rápidas para reclamações de clientes

Um dos maiores benefícios ao se usar o CRM para melhorar o atendimento ao cliente é a capacidade de responder rapidamente às reclamações. Segundo relatório da Global State of Multichannel Customer Service, 41% dos consumidores brasileiros afirmam que terem seus problemas resolvidos rapidamente é o mais importante aspecto de sua satisfação quando se relacionam com as empresa.

Isso significa que, para alguém que consome seus produtos ou serviços, não há nada melhor do que uma resposta rápida para suas consultas, queixas e demais interações durante o pós-venda. De fato, pode-se dizer que, da perspectiva do cliente, o status de uma empresa depende da qualidade do atendimento a ele dispensado.

5. Analise os padrões de comportamento de seus clientes

Você pode integrar o CRM com outras ferramentas de business intelligence e assim, obter uma visão completa dos clientes, do seu negócio e do seu mercado de atuação.

Essa análise de dados torna possível melhorar o atendimento ao cliente utilizando CRM para personalizar cada interação. Usar essas informações em suas interações com os clientes e na elaboração das estratégias de CRM é mandatório para diferenciar-se no mercado. Isso ajudará a obter o máximo de cada contato e a aumentar consideravelmente a lucratividade de sua organização.

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